Почтовый модуль
Новый

ДругиеНовый

Почтовый модуль

Начиная с версии 2.0.9 в программе «Клиентская база» появляется новый функционал для рассылки писем – «Почтовый модуль». Данный модуль предназначен для отправки, получения и обработки писем путем подключения своих почтовых ящиков. Получение входящих писем происходит по протоколу IMAP. Теперь вы можете фиксировать свою личную переписку, а также контролировать историю переписки с клиентами своих менеджеров, подключив корпоративный ящик.
«Почтовый модуль» представлен в двух режимах: бесплатном и платном. Бесплатный режим имеет ограничение на количество подключаемых почтовых ящиков и количество исходящих/входящих писем в день: доступен 1 почтовый ящик, 3 входящих и 3 исходящих сообщения.

Основные возможности «Почтового модуля»

  • подключение личного и/или корпоративного ящика;
  • неограниченное количество выбора таблиц для отправки писем и привязки их к записям по e-mail адресам;
  • выбор таблицы, в которой будут создаваться новые записи, в случае если не был найден текущий e-mail-адрес из входящего письма;
  • загрузка с подключенного ящика старых писем;
  • добавление своих предустановленных серверов, что позволяет производить быстрое подключение почтовых ящиков;
  • добавление e-mail-адресов в черный список;
  • отслеживание статуса письма: прочитано/не прочитано;
  • добавление подписи для каждого подключенного ящика;
  • отправка сообщений с вложенными файлами, а также управление ими (сохранять или нет);
  • возможность помечать входящие письма как СПАМ;
  • возможность помечать письма, на которые необходимо дать обязательный ответ.

Настройки и процесс работы «Почтового модуля»

Рассмотрим на примере, как происходит процесс активации и настройки модуля, а также саму его работу, отправку и обработку писем в программе.

1. Для того чтобы приступить к настройкам модуля, необходимо перейти в: «Настройки» – «Модули» – «Почтовый модуль».

photo

2. И нажать кнопку «Включить»:

photo

3. После включения модуля станут доступными его основные и дополнительные настройки, а также в верхней панели экрана появится соответствующая иконка письма, в которой будет отображаться счетчик входящих непрочитанных писем.

photo

По умолчанию после активации доступен бесплатный режим модуля с указанием ограничений:

photo

4. Настройки почтового модуля представлены в виде разделов:

  • «Активация» (включение/выключение модуля);
  • «Выбор таблицы»;
  • «Почтовые ящики»;
  • «Предустановленные сервера»;
  • «Черный список»;
  • «Доп. настройки».


5. В качестве первой настройки рассмотрим добавление своих ящиков – раздел «Почтовые ящики». Нажимаем «Добавить».

photo

Раскроются поля для ввода данных и регистрации ящика:
photo

В поле «E-mail адрес» вводим адрес своего почтового ящика, в поле «Пароль доступа» – пароль к указанному ящику.
photo

И нажимаем «Сохранить».

6. После сохранения увидим статус регистрации ящика, список пользователей, кому доступен этот ящик (по умолчанию – пользователю, который его добавил), возможность удалить или отредактировать его. Также внизу есть кнопка «Проверить подключение» для проверки текущего статуса регистрации своих ящиков.

photo

7. Нажимаем на редактирование настроек ящика и раскрываем вкладку «Дополнительно».

photo



Здесь содержатся расширенные настройки ящика, такие как:

  • «Сохранять вложения» – возможность сохранять или не сохранять прикрепленные к письму файлы вложений;
  • «Проверять отправленные» – возможность проверять статус прочтения писем;
  • «Максимальное количество исходящих писем за сутки » – возможность задать определенное количество писем, доступных для отправки из базы за сеанс;
  • «Подпись» – возможность задать фиксированную подпись для писем, отправляемых с текущего ящика (как правило, основная контактная информация: ФИО, должность, название компании и т. п.);
  • «Создавать новые записи в таблице» – возможность задать из списка своих таблиц ту таблицу, в которой необходимо создавать новые записи из входящих писем, электронные адреса которых не были найдены в базе. После выбора конкретной таблицы отобразятся поля для выбора поля для e-mail, темы письма и самого сообщения.
  • «Имя отправителя» – возможность задать имя отправителя для ящика. То есть задать то, что будет отображаться в поле «От кого» во входящем письме адресату. К примеру, задать название компании или отдела. Если оставить его пустым, то в поле «От кого»  будет отображаться имя пользователя, который отправлял письмо.



photo


Помимо дополнительных настроек здесь также есть вкладка «Пользователи», в которой отмечаем галочками тех пользователей программы, кто будет иметь доступ к этому ящику и, соответственно, отправлять с него письма и просматривать почту.

photo

8. Рассмотрим следующую вкладку настроек почтового модуля – «Выбор таблицы».

photo

В данном разделе добавляются таблицы, которые будут связаны с почтой. То есть для таких таблиц автоматически будет сгенерирована подтаблица «Почта», в ней будут фиксироваться все письма (входящие/исходящие). Также из данных таблиц станет возможным осуществление отправки писем с добавленных ящиков.

По умолчанию после активации «Почтового модуля» автоопределяются те таблицы, в которых имеются поля с e-mail-адресами (то есть происходит поиск по одноименным полям «E-mail»). В стандартной конфигурации это, соответственно, «Контрагенты», «Сотрудники», «Фрилансеры», «Счета», «Наши сотрудники», «Работа с клиентами» и «Заявки».

При добавлении некоторой своей таблицы потребуется указать поле, в котором содержатся E-mail-адреса:

photo

9. Далее переходим к рассмотрению вкладки «Предустановленные сервера».


photo

Здесь добавляются настройки почтовых серверов, благодаря чему становится возможным быстрое добавление ящиков.

По умолчанию после активации модуля автоматически формируется список предустановленных серверов, таких как mail.ru и его поддоменов — bk.ru, inbox.ru, list.ru; а также yandex.ru и gmail.com. Этот список вы можете пополнить и другими почтовыми серверами, на базе которых, к примеру, имеются ваши корпоративные ящики. Для этого нажимаем на кнопку «Добавить», после чего раскроется список полей для добавления своего сервера.

photo

Поля портов уже проставлены по умолчанию, они стандартны.

Рассмотрим в качестве примера добавление почтового сервера rambler.ru.
Вводим данные сервера:

photo

И нажимаем «Сохранить». Таким образом мы включили в список еще один предустановленный сервер, параметры которого будут автоматически подставляться при добавлении и регистрации нового ящика с соответствующим именем сервера.



10. Во вкладке «Черный список» добавляются почтовые ящики, от которых нежелательно получать входящие письма. Нажимаем «Добавить» и вводим E-mail:

photo

После сохранения в дальнейшем входящие письма от данного адресата будут игнорироваться и не будут приходить в программу.

11. Во вкладке «Доп. настройки» вы можете выгрузить письма из своих подключенных ящиков, задав конкретный период.

photo

Выбираем из списка ящик, из которого хотим выгрузить письма, и указываем период:

photo

Нажимаем «Выгрузить», после чего в таблицу «Почта» подтянутся все входящие письма за указанный период.


11. Итак, все необходимые настройки «Почтового модуля» мы произвели, сейчас можем перейти к рассмотрению его работы, а точнее, ознакомимся с отправкой писем из программы, получением входящих писем и вариантами их обработки.


В первую очередь рассмотрим отправку писем. Для этого переходим в одну из связанных с «Почтовым модулем» таблиц, в данном примере это будет таблица «Контрагенты».

photo

12. Открываем на просмотр запись о клиенте, которому хотим отправить письмо. Здесь в правой части в списке действий с записью есть доп.действие «Отправить письмо»:

photo
 
13. Нажимаем на него, появится окно формирования письма, в котором отображаются следующие поля:

  • «Кому» – автоматически подтягиваются значения из поля E-mail текущей записи;
  • «От кого» – выбирается из списка почтовый ящик, который добавлен в настройках модуля;
  • «Тема» – вводится тема письма;
  • «Текст сообщения» – вводится текст сообщения, с возможностью применить html-форматирование.
  • «Вложения» – возможность прикрепить к письму файл.



photo


14. После того как письмо сформировали, нажимаем на кнопку «Отправить». Письмо сразу отправляется адресату, и в подтаблице «Почта» появится новая запись с информацией об этом письме.

photo

Адресату оно придет в следующем виде и следующего содержания:

photo


То есть будет соответствовать заданным настройкам ящика и параметрам отправки из программы.

15. Рассмотрим получение входящих писем на подключенные ящики: с e-mail-адреса, который присутствует в связанной таблице с почтой, и с нового e-mail-адреса.

15.1 Входящие с известного e-mail-адреса. К примеру, пишем письмо с некоторой почты amaliya.iradova@mail.ru на ящик, который подключен в «Почтовом модуле»: pochtovik2@bk.ru.  Указываем тему письма, вводим текст сообщения, к письму прикрепляем файл и отправляем его.

photo

Через некоторое время (задание крона по подтягиванию входящих писем настроено на каждую минуту) в программе отобразится уведомление о входящем письме у всех пользователей программы, кто имеет к нему доступ. Если нажмем на данное уведомление, то перейдем к просмотру этого письма:

photophoto

Здесь в правой части, в списке действий над письмом, помимо стандартных есть такие действия, как «Требует ответа» и «Ответить». Доп. действие «Требует ответа» позволяет отмечать письма, на которые необходимо обязательно дать ответ. После выполнения этого доп. действия данное письмо будет подсвечиваться красным цветом в таблице.

photo

Доп. действие «Ответить» позволяет ответить на входящие письмо сразу по тому же механизму: открывается окно для формирования письма.
Так как e-mail-адрес, с которого пришло письмо, уже есть в базе в одной из связанных таблиц, то письмо прикрепится в подтаблице «Почта» по найденной записи.

photo



15.2 Входящие с нового e-mail-адреса. В настройках «Почтового модуля» изначально указываем, в какой-таблице будут создавать новые записи, в нашем примере это т. Заявки, где для поля с темой письма выберем «Комментарии по заявке», для поля сообщения – «Текст заявки».

photo

Далее пишем письмо с некоторой почты khalitova1992@list.ru на ящик, который подключен в «Почтовом модуле»: pochtovik2@bk.ru .  Указываем тему письма, вводим текст сообщения, к письму прикрепляем файл и отправляем его.


photo

Через некоторое время (задание крона по подтягиванию входящих писем настроено на ____ минут) в программе отобразится уведомление о входящем письме у всех пользователей программы, кто имеет к нему доступ. Если нажмем на данное уведомление, то перейдем к просмотру этого письма:

photophoto

В правой части в списке действий помимо стандартных, также отобразятся вышеупомянутые доп. действия «Требует ответа» и «Ответить».

Если перейдем в т. Заявки, мы увидим в списке записей таблицы созданную запись из полученного входящего письма по новому E-mail-адресу.

photo

Таким образом выглядит процесс активации, настройки и работы с «Почтовым модулем».

Особенности настройки SMTP-сервера Gmail

Начиная с марта 2015 года, в настройках почтовых ящиков Gmail появилась опция "Доступ к аккаунту". Данная опция позволяет получать возможность использования Вашего почтового ящика сторонними приложениями. Если данная опция отключена, то программа "Клиентская база" не сможет использовать почтовый ящик Gmail в качестве SMTP-сервера, а при рассылке будет выводиться ошибка "SMTP error: Could not authenticate"
Для того, чтобы включить данную опцию, Вам необходимо перейти в настройки аккаунта, и в разделе "Доступ к аккаунту" выбрать пункт "Включить". После этого, Вам на почту придет письмо с информацией о проведенном изменении настроек аккаунта.



comments powered by HyperComments

+ сегодня

компаний уже выбрали Клиентскую базу!
Узнайте, почему.

  • компания
  • компании
  • компаний
  • выбрала
  • выбрали
  • выбрали

Создайте собственный аккаунт прямо сейчас! Бесплатно! Создать аккаунт