Напоминания

Видео

ОсновныеВидео

  • Напоминания

    Добавлено: 20 ноября 2015г.

 

 

Напоминания — короткие сообщения, которые выводятся при срабатывании определенных условий.

Напоминания могут быть заданы по любым полям, однако самым частым применением является срабатывание напоминания по определенной дате. Для примера создадим напоминание в таблице "Работа с клиентом"

1.Зайдите в "Настройки" — "Конфигурация".

photo photo

2. Открываем категорию, в которой содержится нужная нам таблица, затем нажимаем на ее название.

photo photo

3. Затем переходим в меню напоминаний и нажимаем на кнопку "Добавить напоминание"

photo 

4. В новом открывшемся окне вносим Имя напоминания, его условие и выводимый текст.

Имя напоминания — используется для удобства ориентирования.

После внесения имени напоминания вносим условие. Условие форматирования можно задать в двух режимах — Режиме Мастера и Режиме Эксперта

Режим Мастера

Режим Мастера позволяет добавить условие, последовательно выбрав

А. по какому полю будет работать форматирование

Б. условие срабатывания форматирования

В. значение для срабатывания

Например, в нашем случае мы хотим, чтобы напоминание всплывало, когда подошел срок назначенной нами ранее встречи с клиентом. Для этого условия для срабатывания напоминания должны выглядеть примерно так:

ПОЛЕ "ДАТА" — "РАВНО" — "ТЕКУЩАЯ ДАТА"

и

ПОЛЕ "ТИП" — "РАВНО" — "ВСТРЕЧА"

После того как мы составили нужное нам условие, нажимаем кнопку «Добавить».

После этого можно добавить дополнительное условие, которое

  • будет дополнять текущее условие (если выбрать знак «И»)

или

  • будет ставить другое условие, по которому также будет работать данный фильтр (если выбран знак «ИЛИ»).

В нашем случае мы добавили условие, по которому напоминание будет показываться только по тем строкам в работе клиентов, которые имеют тип "Встреча".

Важно: При использовании связей "и" и "или" в начале лучше прописать те условия, которые связаны с помощью "или", а затем те, которые связаны с помощью "и".

Важно: Если в новом напоминании используется условие по сравнению текущей даты с определенным условием, то сообщение о подходящих строках, которые были добавлены до создания напоминания, всплывут только на следующий день.

 

Режим Эксперта

Режим Эксперта позволяет добавить условие фильтра вручную. Для добавления условия в этом режиме нужно обладать определенными знаниями в SQL.

Важно: Если сохранить условие фильтра, предварительно переключившись в режим эксперта, то при повторном открытии такого фильтра, оно не сможет отобразиться в режиме мастера.

Важно: Если добавить/отредактировать условие фильтра в режиме Эксперта, то оно не отобразится в режиме мастера

 

5. После того как мы поставили условие, по которому будет показываться напоминание, необходимо задать для него текст сообщения. Для этого в поле "Сообщение" записываем текст, который будет выводиться. В нашем случае сообщение будет содержать такой текст:

 

Необходимо встретиться с представителем компании 

 

Однако в этом случае будет непонятно, по какому именно контрагенту и когда нам нужно встретиться. Чтобы ситуация была ясна с одного взгляда на напоминание, вставим в него поля из таблицы. Делается это с помощью строки, расположенной под окном для сообщения

Таким образом, мы можем вставить в тело сообщения поле "Дата", благодаря чему при срабатывании напоминания станет известно, когда назначена встреча, и поле "Компания" - при срабатывании отобразит название контрагента.

В конечном итоге наше напоминание будет выглядеть так —

 

{Дата} Необходимо встретиться с представителем компании {Компания}

Важно: Начиная с версии 1.9.5, в программе появилась возможность в тексте напоминания использовать данные из связанных полей.

Данная возможность будет удобна в случаях, когда, например, необходимо вывести телефон компании, по которой выдано задание.

После того, как мы создали текст сообщения, осталось выбрать цвет фона, на котором оно будет выводиться. Цвет выбирается в палитре.

Далее можно указать дополнительные настройки

  • Показывать в шапке — если вы поставите галочку в этом пункте, напоминание при срабатывании будет появляться в верхней части экрана, а также в ленте и архиве напоминаний.
  • Отправлять по e-mail — если вы поставите галочку в этом пункте, напоминания будут отправляться по e-mail всем пользователям системы. Для этого стоит только заполнить соответствующее поле, появляющееся при выборе пункта "Отправлять на E-mail".

Также в тему такого письма можно включить шаблон одного из полей.

Для этого следует с помощью расположенной выше строки внести шаблон поля в текст сообщения.

После этого вырезать нужный нам шаблон поля и поместить в поле "Заголовок сообщения".

 

 

  • Отправлять по СМС — если поставить галочку в этой опции, станет возможна рассылка напоминаний по СМС. Для того, чтобы данная рассылка работала, необходимо настроить СМС-рассылку и иметь положительный баланс СМС на счету.
  • Удалять напоминание если не выполняется условие — если поставить галочку в этом поле, то напоминания, условие которых не выполняется, будут удаляться, а не окрашиваться в серый цвет по умолчанию.
  • Вывести закрытое напоминание снова, через ____ минут — в этом поле можно установить, через какое время должно выводиться повторное напоминание, в случае, когда исходное напоминание было закрыто, но которое все еще отвечает условию.

Важно: Напоминания отображаются во всех таблицах, пока пользователь их не закроет. После закрытия напоминание больше не отображается. В случае редактирования строки таблицы при срабатывании условия напоминание начинает отображаться заново.

После внесения необходимых пунктов нажмите на кнопку "Сохранить".

Обновленный вывод напоминаний

Начиная с версии 1.9.6, изменился порядок вывода напоминаний в CRM системе. Теперь напоминания появляются в виде всплывающих сообщений в углу экрана. Чтобы посмотреть все напоминания в отдельном окне, нужно щелкнуть на иконку системы напоминаний.

photo  photo

В окне напоминаний вы можете увидеть несколько вкладок:

photo

Все - в данной вкладке отображаются все напоминания, которые выводились.

Активные - Все напоминания, условие которых на данный момент актуально.

Сегодня - Все напоминания, которые выводились сегодня - как актуальные, так и те, по которым действия уже выполнены.

Важные - Напоминания, которые мы вручную отмечали, нажимая на "звездочку".

Архив - В данном разделе можно будет просмотреть все когда-либо выводившиеся для нас напоминания, в том числе и закрытые.

Поиск - В этой вкладке можно выполнить поиск по напоминаниям.

 

Начиная с версии 1.9.8, добавлена возможность отключения/включения звукового оповещения при срабатывании напоминаний и сообщений. Чтобы отключить/включить звук сообщений и напоминаний, необходимо:

1. Выполнить вход в настройки конфигурации.

2. Открыть раздел "Пользователи" и выбрать нужного пользователя.

3. Убрать/поставить галочку напротив опции "Звуковые уведомления".

photo

 

Примечание. Зайти в настройки конфигурации может только Администратор.

 

Напоминания при изменении значения поля

Начиная с версии 2.0.3 в настройках напоминаний появилась возможность добавить условие «поле изменено». Это позволяет настраивать напоминания об изменении значения поля. К примеру, стало возможным настроить напоминание об изменении номера телефона вашего сотрудника.

Для создания такого напоминания необходимо зайти в раздел «Напоминаний» в нужной таблице и добавить обычное напоминание (или открыть существующее напоминание для редактирования условий)

photo

В разделе условий напоминания необходимо выбрать в первом выпадающем списке нужное поле, в нашем примере это — «Контактный телефон». В следующем выпадающем списке, где отображается условия («равно», «не равно» и другие логические операторы) необходимо выбрать условие «{изменено}».

photo

Для того чтобы данное напоминание не получал сотрудник, чей контактный номер был изменен, необходимо добавить ещё одно условие «и поле пользователь не равно {текущий}».

photo

Для напоминаний с условиями срабатывания на изменение поля и новую запись не рекомендуется включать настройку «Удалить напоминание, если не выполняются условия», т.к. эти условия выполняются непосредственно в момент события и сразу же вслед за этим будут удалены, даже не успев появиться на экране.

Все остальные настройки остаются на ваше усмотрение — они имеют прежние свойства.

Важно: Если поле, на изменение которого завязано напоминание, редактируется неоднократно, то желательно включать для напоминания галочку "Удалять напоминание если не выполняются условия".

Автоархивация напоминаний

Начиная с версии 2.0.6. у каждого пользователя может быть не более 50 активных напоминаний. Все более старшие напоминания архивируются ежеминутно по крону. В случае необходимости смены максимального количества напоминаний (по умолчанию 50), нужно задать в файле config.php переменную $config["max_active_tips"].
Например:
$config["max_active_tips"]=100;

 

Создание напоминаний: примеры 

1. Напоминание о новой записи, добавленной в таблицу. В режиме мастера следует создать следующее условие:

photo

Такое напоминание будут видеть все сотрудники, у которых в Настройках/Доступ  есть доступ к этому напоминанию.

2. Как задать получателя напоминаний

Если нужно, чтобы это напоминание видели не все сотрудники, а, например, только менеджеры, но в  Настройки/Доступ для группы доступа "Менеджеры" необходимо, установив галочку, включить доступ к этому напоминанию, а для остальных групп доступа отключить. 

Если же нужно, чтобы напоминание видел только конкретный сотрудник, то его нужно добавить в условие напоминания следующим образом:

photo

Если нужно, чтобы напоминание видели несколько конкретных сотрудников, то необходимо:

1) Сначала задать условие в следующем виде, перечислив всех нужных сотрудников через условие "ИЛИ":

photo

2) Чтобы это условие сработало корректно, необходимо задать приоритет условий. Для этого переходим в режим Эксперта. При этом наше условие станет выглядеть таким образом:

photo

Теперь перечисление сотрудников нам нужно заключить в скобки:

photo

Таким образом, в нашем примере напоминание будет срабатывать, когда в таблице появится новая запись и текущим пользователем будет являться либо Иванов Иван, либо Администратор, либо Тихонова Мария.

3. Напоминание о выполнении задания. Допустим пользователь назначает задание другому пользователю с помощью таблицы "Задания". Здесь будет очень удобно, если с помощью напоминаний получающий задания получит об этом сигнал. Такое напоминание очень похоже на предыдущее, его мы не будем рассматривать. Больший интерес представляет напоминание, которое будет информировать о выполнении задания. В режиме мастера выглядит так:

ПОЛЕ "ЗАДАНИЕ ВЫПОЛНЕНО" РАВНО "ДА" 

И

ПОЛЕ "НАЗНАЧИЛ" РАВНО "ТЕКУЩИЙ". // Напоминание информирует о том, что вами назначенное задание было выполнено.

4. Зададим условие напоминания исполнителю задания о том, что приближается срок сдачи назначенного ему задания. Необходимые условия для срабатывания такого напоминания следующие: до срока сдачи задания осталось 3 дня, исполнителем задания назначен текущий пользователь и задание еще не выполнено. В режиме мастера это условие будет выглядеть так:

photo

 

5. Задание не было выполнено в срок, и чтобы сотрудник о нём не забыл, можно сделать ещё несколько напоминаний.

// сообщение придёт через день

ПОЛЕ "СРОК СДАЧИ" "РАВНО" "ТЕКУЩАЯ ДАТА" "+" "1" ДНЕЙ

И

"ИСПОЛНИТЕЛЬ" "РАВНО" "ТЕКУЩИЙ"

И

"ЗАДАНИЕ ВЫПОЛНЕНО" "РАВНО" "НЕТ"

 

ПОЛЕ "СРОК СДАЧИ" "РАВНО" "ТЕКУЩАЯ ДАТА" "+" "5" ДНЕЙ

И

"ИСПОЛНИТЕЛЬ" "РАВНО" "ТЕКУЩИЙ"

И

"ЗАДАНИЕ ВЫПОЛНЕНО" "РАВНО" "НЕТ"

// сообщение придёт через пять дней

 

6. Необходимо создать напоминание, которое будет выходить первого числа каждого месяца. Например по полю "дата добавления" Условие  в этом случае следует задать в режиме эксперта:

 day(`Дата добавления`) = day(curdate()) // получаете текущий день с помощью функции day() и проверяет, равен ли он единице.

Но, если вы создадите это напоминание в заполненной таблице, то оно сработает столько раз, сколько строк в ней содержится. Поэтому рекомендуется создавать напоминания такого рода в таблицах с одной строкой. Вы можете для этого создать специальную таблицу и скрыть её.

7. Для срабатывания напоминания при добавлении/изменении строк через вычисления посредством функций data_update(), data_inser() и т.п., необходимо присваивать системным полям u (флаг изменённой записи) и r (флаг новой записи) значение "1".

Пример (добавление записи):
$insert_data['f345'] = "ООО Компания";
$insert_data['u'] = 1;
$insert_data['r'] =1;
data_insert(21, $insert_data);

Пример (изменение записи):
$update_data['f345'] = "Компания 2";
$update_data['u'] = 1;
data_update(21, $update_data);

 

Данная документация написана для версии 1.9.5 и выше. Описание возможностей работы с напоминаниями для более ранних версий вы можете найти в соответствующих разделах:

Напоминания для версий программы ниже 1.9.5



comments powered by HyperComments

+ сегодня

компаний уже выбрали Клиентскую базу!
Узнайте, почему.

  • компания
  • компании
  • компаний
  • выбрала
  • выбрали
  • выбрали

Создайте собственный аккаунт прямо сейчас! Бесплатно! Создать аккаунт