Данная документация написана для версии 1.9.5 и выше. Описание напоминаний для более ранних версий, вы можете найти в соответствующих разделах:
Напоминания для версий программы ниже 1.9.5
Напоминания — короткие сообщения, которые выводятся при срабатывании определенных условий.
Напоминания могут быть заданы по любым полям, однако самым частым применением является срабатывание напоминания по определенной дате. Для примера создадим напоминание в таблице "Работа с клиентом"
1.Зайдите в "Настройки" — "Конфигурация".
2. Открываем категорию, в которой содержится нужная нам таблица ()и нажимаем напротив нее кнопку "Напоминания".
3. Нажимаем на кнопку "Добавить напоминание"
4. В новом открывшемся окне вносим Имя напоминания, его условие, и выводимый текст
Имя напоминания — используется для удобства ориентирования.
После внесения имени напоминания вносим условие. Условие форматирования можно задать в двух режимах — Режиме Мастера и Режиме Эксперта
Режим Мастера
Режим Мастера позволяет добавить условие последовательно выбрав
А. По какому полю будет работать форматирование
Б. Условие срабатывания форматирования
В. Значение для срабатывания
Например в нашем случае, мы хотим, чтобы напоминание всплывало, когда подошел срок назначенной нами ранее встречи с клиентом. Для этого условия напоминания должно выглядеть примерно так
ПОЛЕ "ДАТА" — "РАВНО" — "ТЕКУЩАЯ ДАТА"
и
ПОЛЕ "ТИП" — "РАВНО" — "ВСТРЕЧА"
После того как мы составили нужное нам условие, нажимаем кнопку «Добавить»
После этого можно добавить дополнительное условие, которое
- будет дополнять текущее условие (Если выбрать знак «И»)
или
- будет ставить другое условие, по которому также будет работать данный фильтр (Если выбран знак «ИЛИ»)
В нашем случае мы, например, добавили, условие, по которому напоминание будет показываться только по тем строкам в работе клиентов, которые имеют тип "Встреча"
Важно: При использовании связей "и" и "или" в начале лучше прописать те условия, которые связаны с помощью "или", а затем те, которые связаны с помощью "и".
Режим Эксперта
Режим Эксперта позволяет добавить условие фильтра вручную. Для добавления условия в этом режиме нужно обладать определенными знаниями в SQL.
Важно: Если сохранить условие фильтра, предварительно переключившись в режим эксперта, то при повторном открытии такого фильтра, оно не сможет отобразиться в режиме мастера
Важно: Если добавить/отредактировать условие фильтра в режиме Эксперта, то оно не отобразиться в режиме мастера
5. После того, как мы поставили условие по которому будет показываться напоминание, необходимо создать сообщение, показывающееся при его срабатывании, Для этого в поле "Сообщение" записываем текст, который будет выводиться. В нашем случае сообщение будет содержать примерно следующий текст.
Необходимо встретиться с представителем компании
Однако в этом случае будет непонятно, по какому именно контрагенту и когда нам нужно встретиться. Чтобы ситуация была ясна с одного взгляда на напоминание, вставим в него поля из таблицы. делается это с помощью строки, расположенный под полем для сообщения
Таким образом вставим в поле сообщения поля "Дата", по которому будем знать когда назначена встреча и "Компания" с помощью которого можно будет определить название компании
В конечном итоге наше напоминание будет выглядеть так —
{Дата} Необходимо встретиться с представителем компании {Компания}
После того, как мы создали текст сообщения, осталось выбрать цвет фона, на котором оно будет выводится. делается это в соответствующем меню из палитры.
Далее можно указать дополнительные настройки
- Показывать в шапке — поставив галочку в этом пункте, напоминание при срабатывании будет появляться в верхней части экрана и в ленте и архиве напоминаний
- Отправлять по e-mail — поставив галочку в этом пункте, напоминания будут отправляться по e-mail всем пользователям системы. Для этого стоит только заполнить соответствующее поле, появляющееся при выборе пункта "Отправлять на E-mail"
Также в тему такого письма можно включить шаблон одного из полей.
Для этого следует с помощью расположенной выше строки внести шаблон поля в текст сообщения.
После этого вырезать нужный нам шаблон поля и поместить в поле "Заголовок сообщения".
- Отправлять по СМС — поставив галочку в этом пункте, станет возможна рассылка напоминаний по смс. для того, чтобы данная рассылка работала, необходимо настроить СМС-рассылку и иметь положительный баланс смс на счету.
- Удалять напоминание если не выполняется условие — если поставить галочку в этом поле, то напоминания, условие которых не выполняется будут удаляться, а не окрашиваться в серый цвет по умолчанию.
- Вывести закрытое напоминание снова, через ____ минут — в этом поле можно установит, через какое время должно выводиться вновь напоминание, которое было закрыто, и которое все еще отвечает условию.
Важно: Напоминания отображаются во всех таблицах, пока пользователь их не закроет. После закрытия напоминание больше не отображается. В случае редактирования строки таблицы, при срабатывании условия напоминание начинает отражаться заново.
После того, как вы внесли все необходимые напоминания, нажмите на кнопку "Сохранить".
Вот ещё примеры напоминаний, которые могут понадобиться.
1. Напоминание о новом сообщении. В режиме мастера следует создать следующее условие:
"НОВАЯ ЗАПИСЬ"
и
ПОЛЕ "КОМУ" РАВНО "ТЕКУЩИЙ" // Здесь напоминание будет срабатывать, когда в таблицу "Сообщения" будет добавлена новая запись, а приходить оно будет тому, кому сообщение адресовано.
2. Напоминание о выполнении задания. Допустим пользователь назначает задание другому пользователю с помощью таблицы "Задания". Здесь будет очень удобно, если с помощью напоминаний получающий задания получит об этом сигнал. Такое напоминание очень похоже на предыдущее, его мы не будем рассматривать. Больший интерес представляет напоминание, которое будет информировать о выполнении задания. В режиме мастера выглядит так:
ПОЛЕ "ЗАДАНИЕ ВЫПОЛНЕНО" РАВНО "ДА"
И
ПОЛЕ "НАЗНАЧИЛ" РАВНО "ТЕКУЩИЙ". // Напоминание информирует о том, что вами назначенное задание было выполнено.
3. Ещё один случай, когда напоминание должно приходить за несколько дней, до какого-то события. Рассмотрим тот же пример с заданиями. Но только напоминание должно сообщать, что срок выполнения задания заканчивается, и осталось только 3 дня. Составляем следующее условие:
ПОЛЕ "СРОК СДАЧИ" "РАВНО" "ТЕКУЩАЯ ДАТА" "-" "3" ДНЕЙ
И
"ИСПОЛНИТЕЛЬ" "РАВНО" "ТЕКУЩИЙ"
Но может получится так, что сотрудник закончил выполнение заранее. Чтобы это напоминание ему не пришло, нужно поставить ещё одно условие, когда задание выполнено.
ПОЛЕ "СРОК СДАЧИ" "РАВНО" "ТЕКУЩАЯ ДАТА" "-" "3" ДНЕЙ
И "ИСПОЛНИТЕЛЬ" "РАВНО" "ТЕКУЩИЙ" И
"ЗАДАНИЕ ВЫПОЛНЕНО" "РАВНО" "ДА"
4. Задание не было выполнено в срок, и чтобы сотрудник о нём не забыл, можно сделать ещё несколько напоминаний.
// сообщение придёт через день
ПОЛЕ "СРОК СДАЧИ" "РАВНО" "ТЕКУЩАЯ ДАТА" "+" "1" ДНЕЙ
И
"ИСПОЛНИТЕЛЬ" "РАВНО" "ТЕКУЩИЙ"
И
"ЗАДАНИЕ ВЫПОЛНЕНО" "РАВНО" "НЕТ"
ПОЛЕ "СРОК СДАЧИ" "РАВНО" "ТЕКУЩАЯ ДАТА" "+" "5" ДНЕЙ
И "ИСПОЛНИТЕЛЬ" "РАВНО" "ТЕКУЩИЙ" И "ЗАДАНИЕ ВЫПОЛНЕНО" "РАВНО" "НЕТ"
5. Необходимо создать напоминание, которое будет выходить первого числа каждого месяца. Например по полю "дата добавления" Условие в этоv случае следует задать в режиме эксперта:
day(`Дата добавления`) = day(curdate()) // получаете текущий день с помощью функции day() и проверяет, равен ли он единице.
Но, если вы создадите это напоминание в заполненной таблице, то оно сработает столько раз, сколько строк в ней содержится. Поэтому рекомендуется создавать напоминания такого рода в таблицах с одной строкой. Вы можете для этого создать специальную таблицу и скрыть её.