Знакомство с программой

В этом уроке мы изучаем интерфейс, заполняем данные о компании, добавляем в систему информацию о сотрудниках, загружаем логотип и настраиваем цветовую схему 

Итак, поздравляем: вы создали онлайн-аккаунт (или приобрели лицензию), и мы начинаем знакомство с программой “Клиентская база”.

Основные сведения

Программа “Клиентская база” – это удобная веб-ориентированная система автоматизации бизнеса. Благодаря возможности гибкой настройки её легко можно адаптировать под нужды практически любой организации или индивидуального предпринимателя. Работать с программой могут как один пользователь, так и несколько групп пользователей, обладающих разными правами доступа (зависит от установленной конфигурации, оплаченного тарифа и выполненных настроек). Бесплатная (демонстрационная) онлайн-версия рассчитана на 1-10  пользователей.

В стандартной конфигурации программы можно хранить данные о клиентах и историю работы с каждым из них, закреплять клиентов за сотрудниками (менеджерами), распределять задания между сотрудниками, выписывать счета, принимать заявки, просматривать отчеты и журналы (в программе они называются "логами"), рассылать клиентам электронные письма и смс, работать с напоминаниями о важных событиях и выполнять массу других полезных действий.

Основное преимущество нашей программы - интуитивно понятный и максимально гибкий встроенный конструктор, с помощью которого можно самостоятельно без программирования и прочих сложностей создавать любые дополнительные таблицы и поля, напоминания и фильтры, группы доступа, шаблоны документов (в форматах PDF, RTF, ODT, HTML). Стоит отметить, что на современном рынке, безусловно, есть похожие решения, но, как правило, они позволяют добавлять только отдельные поля (например, в таблицу клиентов), а в нашей программе вы сами можете создавать любые таблицы, используя 9 типов полей (текст, число, список, связь, дата, файл, изображение, пользователь и группа). И это только один пример. Все имеющиеся возможности мы последовательно опишем в уроках, также вы можете ознакомиться с полной документацией по программе здесь. Имейте в виду, что наша команда программистов постоянно работает над расширением функционала системы, мы отслеживаем мировые тенденции в области автоматизации бизнес-процессов и всегда учитываем пожелания наших клиентов. То есть, сотрудничая с нами, вы можете рассчитывать на постоянное обновление системы и появление в ней дополнительных возможностей.  Начните работать с программой “Клиентская база” - и у вас под рукой всегда будет гибкая система, функционал которой может расширяться параллельно с развитием вашего бизнеса!

Перейдем к освоению программы

 

Знакомимся с интерфейсом

zoom

Начало работы. Рабочий стол


zoom

Таблица "Контрагенты"


zoom

Просмотр записи в таблице "Контрагенты"


Мы специально сделали интерфейс системы максимально простым, чтобы вы не отвлекались от работы. Все данные, начиная от списка клиентов и заканчивая выданными заданиями, представлены в табличном виде, как и в электронных таблицах. Но в отличие от работы с электронными таблицами, мы можем войти внутрь каждой записи и просмотреть те поля, которые не отображаются в основной таблице. Какие поля отображать в таблице, а какие внутри записи, назначает администратор для каждой группы сотрудников. Администратор может добавлять, удалять, редактировать любые поля в любой таблице по собственному усмотрению, а также создавать собственные таблицы и категории.

Все страницы программы, кроме настроек, делятся на два типа: таблицы, представления и календари. 

Таблица - это данные в табличном виде.
Представление (или отчет) - это данные в свободной форме, которые может создавать пользователь, обладающий необходимыми правами. Примеры представлений: отчет, график, калькулятор  и т.д.
Календарь — это данные из таблиц, представленные в визуальной форме.

zoom

Стандартный вид таблицы

Начиная с версии 2.0.3 появилась опция (стрелка) возврата в начало записей таблиц. Просматривая все записи страницы и дойдя до её конца, часто требуется вернуться в начало страницы, чтобы выполнить какие-то другие действия. И прокручивать назад всю страницу, особенно когда она очень длинная и содержит много записей, не очень удобно и тратится много времени на поднятие вверх. Для  удобства перехода в начало страницы была создана специальная стрелка возврата. 
При просмотре какой-либо таблицы с записями она отображается слева вверху. Если вы находитесь вначале страницы, то эта стрелка никак себя не обнаруживает.

photo

Но по мере продвижения вниз она проявляется слева от таблицы. Кликнув на неё, можно мгновенно оказаться в начале.

photo

zoom

Стандартный вид представления (отчета).

zoom

Стандартный вид календаря

photo

 

1. Заголовок программы и логотип. Вы можете загрузить в программу свой логотип и ввести название своей компании, и во время работы они всегда будут отображаться в левом верхнем углу экрана.

2. Категории таблиц. Для удобства можно группировать таблицы по категориям

3. Таблицы. Таблицы с данными

4. Фильтры. Выборки из таблиц по различным условиям. Например, в таблице Клиенты можно сделать фильтры: “новые клиенты”, “важные клиенты”, “мои клиенты” и так далее. Фильтры создаются и редактируются администратором в настройках программы.

5. Настройки. Один из самых больших разделов программы. Он содержит множество подразделов, о них мы будем рассказывать постепенно в течение всех уроков.

6. Напоминания. Этот раздел хранит все уведомления, приходящие в программе данному пользователю.

7. Календарь. Содержит ссылки на календари программы и показывает количество событий в том или ином календаре на сегодняшний и завтрашний день. 

8. Сообщения. Этот раздел позволяет общаться с пользователями программы как в личном, так и в общем чатах, хранит сообщения за всю историю пользования программой.

9. Бизнес-процессы. Этот раздел содержит в себе специально созданный обучающий бизнес-процесс "Знакомство с Клиентской базой". Там также можно создавать свои и редактировать существующие бизнес-процессы.

10. Помощь. Данный раздел содержит в себе информацию о программе, справку и интерфейс взаимодействия с технической поддержкой.

11. Имя пользователя и выход. Показывает имя пользователя, с логином и паролем которого был выполнен вход в систему.  Нажав на “Выход”,  вы перейдете в окно ввода логина и пароля,  и сможете зайти с учетными данными другого пользователя.

12. Название таблицы. 

13. Шестеренка. Быстрый переход к редактированию настроек текущей таблицы (этот инструмент отображается только у пользователя с группой доступа "Администратор" в режиме разработчика)

14. Кнопка “Выписать счет” (название по умолчанию "Добавить строку"). С помощью этой кнопки вы можете добавлять данные в текущую таблицу. Администратор может изменить название кнопки, предлагаемое по умолчанию в системе, на любое другое.

15. Кнопки действия над строками. С помощью кнопок "Копировать", "Архивировать", "Удалить", "Разослать", "Смс", "Распечатать", "Экспорт", "Импорт", "Дополнительно" вы можете производить действия над выделенными строками в таблице. Отображение кнопок для разных групп доступа устанавливается администратором.

16. Поля таблицы 

17. Строки таблицы 

18. Автосумма. Подсчитывает суммарное значение полей типа “Число”. Черным - сумма на данной странице, серым - сумма на всех страницах.

19. Переключатель: активные, архив, удаленные. Строки в программе имеют три статуса: активные, архив и удаленные. После удаления строки помещаются в раздел  "Удаленные", оттуда их может "удалить без возможности восстановления" только администратор.

Начиная с версии 2.0.4 в таблицах с записями, вкладки «активные», «архив» и «удаленные» были перенесены так же и в начало таблицы. Вкладки расположены в правом верхнем углу таблицы.

Это сделано для более удобной работы с записями. Часто бывает так, что в таблице содержится достаточно большое количество записей, и пользователям неудобно проматывать всю страницу вниз, для того, чтобы перейти,к примеру, во вкладку «удаленные».

20. Справка по таблице. Содержит справку по таблице и полям таблицы, которая может быть заполнена в настройках любого поля (таблицы), а также справки по фильтрам и цветовым форматированиям в данной таблице. 

21. Номер версии и знак копирайта. Знак копирайта программы “Клиентская база” присутствует во всех версиях программы и может быть отключен по желанию клиента за дополнительную оплату.

22. Мобильная версия. Переход в упрощенную версию программы, предназначенную для работы с мобильных устройств, кпк, смартфонов, планшетов и т.д.

Заполняем данные о компании

Одна из первых настроек, которую нам предлагается сделать, - заполнить данные о вашей компании. 

zoom

В категории "Начало работы" заходим в таблицу "Моя компания", нажимаем кнопку "Добавить организацию" и вносим в поля таблицы информацию о компании.

Название организации, введенное в поле "Краткое название компании", будет использоваться только в программе "Клиентская база" в качестве удобного обозначения. Данные, внесенные в остальные поля, автоматически подставятся во все документы, которые вы будете выписывать (счета, договора и т.д.).

Если у вас нет реквизитов, то заполните просто название организации. 

zoom

Ставка НДС: впишите ставку НДС для вашей компании, она автоматически будет просчитываться в документах. Если вы работаете без НДС, то поставьте значение поля “НДС включен в стоимость”: не учитывать.
Далее вы можете загрузить отсканированные печать и подпись вашей компании, для того чтобы можно было кроме стандартного шаблона счета сформировать также документы с печатью компании и подписями директора и бухгалтера. Юридической силой такие документы не обладают, и бухгалтерия ваших клиентов, скорее всего, потребует оригиналы, но для отсылки счета по электронной почте этого вполне достаточно. При этом время на выписку счета сократится в несколько раз.

Если вы не знаете, значения тех или иных полей реквизитов, вы всегда можете сохранить запись и добавить или отредактировать нужные поля в дальнейшем.

На заметку! В качестве вашей компании, можно добавить не одну, а любое количество компаний. Часто бывает, что одна компания имеет в своем составе несколько юридических лиц, например: ООО “Ромашка”, ООО “Ромашка +” и ИП Ромашкин А.А. Вы можете добавить все нужные компании в таблицу “Моя компания”, заполнив у каждой реквизиты и подгрузив печати и подписи, а затем при выписке документов выбирать от лица какой компании их нужно выписывать.

Загружаем логотип и настраиваем цветовую гамму

Всегда приятнее работать в системе, которая настроена под корпоративный стиль организации. Давайте разберем, как привести цветовую схему программы в соответствии с вашими фирменными цветами, поменять название и загрузить логотип.  

zoom

Перейдем в настройки программы, нажав на "шестеренку" в правом верхнем углу, затем выберем раздел "Лого и цвета". 

В графе "Заголовок" введите название вашей компании, которое будет отображаться в левом верхнем углу окна. Затем, если это необходимо загрузите файл с логотипом, для этого нажмите на кнопку "Выберите файл" и в открывшемся диалоговом окне выберите файл на компьютере. Размеры размещенного логотипа будут совпадать с размерами файла, поэтому если вам необходим маленький логотип, то уменьшите файл. Логотип поддерживает форматы: JPG, GIF, PNG. Если вам потребуется логотип на прозрачном фоне, то подготовьте соответствующий файл.

Далее вы можете выбрать цветовую схему из предложенных или создать собственную. После этого нажмите на кнопку "Сохранить", и внесенные вами изменения будут применены.  

Разбираемся в общих настройках

Давайте перейдем в настройки программы, нажав на "шестеренку" в правом верхнем углу и выберем раздел "Дополнительно". Здесь располагается множество подразделов, включающих в себя настройки Cron, прокси, безопасности, обновление ревизии и конфигурации и т. д. С ними вы также познакомитесь в процессе работы с программой, а сейчас давайте перейдем в подраздел "Общие настройки".

zoom

После этого перед нами откроется следующее окно:

zoom

1. Язык системы — здесь вы можете выбрать один из предложенных вариантов: русский, украинский, польский, английский, немецкий или американский. После смены языка, все настройки и инструменты программы будут отображаться на выбранном языке, однако категории, таблицы и поля будут на том языке, на котором они были добавлены.

2. Часовой пояс — укажите здесь ваш часовой пояс, это необходимо для корректного отображения времени добавления различных записей в таблице, а также срабатывания напоминаний.

3. Режим скролла окна — простой или расширенный. Если вы выберете расширенный скролл, то при горизонтальной и/или вертикальной прокрутке шапка страницы (с 1 по 15 пункты, описанные выше) будет оставаться на месте — это удобно, в случае если в таблице очень много полей видно в табличном виде.

4. При нажатии на категорию можно либо переходить в первую таблицу, либо показывать список таблиц. Второй вариант удобен, в случае если каждая категория содержит несколько таблиц, календарей или представлений, так как экономит время при переходе.

5. Монопольный режим — в процессе совершения глобальных настроек, добавления сложных вычислений или большого объема данных, можно включить монопольный режим, в этом случае совершать действия в программе сможет только один пользователь - тот, который установил монопольный режим. Это делается для того, чтобы другие пользователи не могли в это время изменять данные и настройки.

6. Интуитивный поиск — в случае, если эта опция выключена, то поиск по таблице будет осуществляться по тем символам, которые были введены в поле для поиска, если же интуитивный поиск включен, то поиск идет как по тем символам, которые введены, так и по транслитерированным.

zoom

7. Контекстное меню в таблице - если поставить галочку в этой графе, то совершать операции с записями в таблице можно будет также при помощи контекстного меню, которое появляется при клике на запись правой кнопкой мышки. Выбор действий соответствует конкретной таблице и содержит в себе, как стандартные операции (редактировать, копировать и т.д.), так и дополнительные действия, если они содержатся в данной таблице.

zoom

 

8. Горячие клавиши - опция которая позволяет использовать специальные комбинации клавиш, призванные упростить и ускорить работу.

 

photo

Сочетание клавиш Описание
Ctrl + Shift + Alt + N Добавление новой записи в подтаблицу
Ctrl + Alt + N Добавление новой записи в таблицу
Ctrl + Alt + S Сохранение записи
Ctrl + Alt + E Редактирование записи
Alt + X Удаление записи
Alt + A Архивирование записи
Alt + P Печать
Alt + L Рассылка e-mail
Alt + M Рассылка sms
Alt + H Переход на главную
Alt + → Следующая запись
Alt + ← Предыдущая запись

 

9. Кодировка экспорта — одна из дополнительных функций в каждой таблице — это возможность экспортировать данные в файлы с расширением csv, здесь можно указать в какой кодировке будут данные в таких файлах. Возможные варианты: Windows 1251, UTF-8, KOI8-R, CP886 (DOS), ISO 8859-1.

Теперь, когда мы разобрались с персонализацией внешнего вида программы и ее общими настройками, можно перейти к работе с клиентами.

Добавляем клиента

В стандартной конфигурации все таблицы пустые. На примере клиентов научимся добавлять записи в таблицы.
Переходим в категорию “Компании”, таблицу “Контрагенты” и нажимаем на кнопку “Добавить компанию”. 

zoom

Заполняем первичные данные по компании. Все поля заполняются стандартно, мы уже проделывали это когда заполняли данные по собственной компании. Поле “Контактное лицо” содержит пустой список и знак плюс. Это поле типа "Связь", оно берет значения из другой таблицы “Сотрудники клиента” и так как в данной таблице пока нет записей, то список пустой. Чтобы его заполнить (если это необходимо), нажимаем кнопку “Сохранить”. После сохранения записи, у нас появляются дополнительные поля и подтаблицы, если они предусмотрены, которые тоже можно заполнить (по желанию). Все поля не отображаются сразу при добавлении записи, чтобы было проще и быстрее добавлять компании. Какие поля должны заполняться при добавлении, а какие при редактировании - задается администратором в “Настройках”.

Для того чтобы добавить физическое лицо в таблицу "Контрагенты", укажите фамилию, имя, отчество в поле "Название" и сохраните запись. Затем нажмите на кнопку "Редактировать" и в открывшейся форме поменяйте значение в поле "Вид" на "физ.лицо", после этого будут отображены другие поля в блоке "Реквизиты", а данные из поля "Название" буду автоматически перемещены в поле "ФИО". 

zoom

Добавляем сотрудников

Важным преимуществом нашей программы является то, что с базой работаете не только вы, но и все сотрудники вашей компании в режиме онлайн. Это позволяет поддерживать все данные по клиентам (историю работы с ними, контактную информацию и т.д.) в актуальном состоянии. Будут ли ваши сотрудники видеть те или иные таблицы или поля, вы всегда можете задать в настройках.
Поэтому давайте добавим в таблицу “Сотрудники” еще одного сотрудника вашей компании и вышлем ему приглашение для работы в системе.
Заходим в категорию “Сотрудники” - таблицу “Наши Сотрудники” и нажимаем на кнопку “Добавить сотрудника”.

zoom


Заполните все необходимые поля. Внимательно заполняйте поле "Контактный e-mail": на указанный e-mail пользователю будет выслано приглашение с данными, необходимыми для входа в систему - логин, который вы введете, и пароль, который будет сгенерирован системой и включен в приглашение для пользователя автоматически.

Выберите “Группу доступа” сотрудника. В стандартной конфигурации - три группы доступа: Администратор, Клиенты и Менеджеры. Пользователи из группы “Администратор” будут обладать полным доступом к базе, а также к ее настройкам, поэтому рекомендуем назначать эту группу только в случае необходимости.  Пользователи группы “Менеджеры” могут добавлять клиентов и выписывать счета, но не обладают доступом к настройке системы. Пользователи группы "Клиенты" также не обладают правами настройки системы, более того, для них можно настроить доступ только к трем таблицам ( вместе со всеми их подтаблицами), начиная с видимости таблицы для пользователя и заканчивая расширенными правами доступа. Сами вы по умолчанию находитесь в группе “Администратор”.

zoom

Обратите внимание на группу полей "Дополнительно": в них можно внести исчерпывающую информацию о сотруднике для формирования актуальной базы данных сотрудников вашей компании, а также информацию о доходах сотрудника. Поле "Бонус", например, связано с отчетом "По продажам" и влияет на итоговую сумму в нем. В это поле необходимо внести процент бонуса, который будет получать менеджер с оплаченных сумм, по выписанным им счетам.

После того, как вы сохраните запись, добавленному сотруднику будет автоматически отправлено письмо для доступа к системе. В письме указываются URL-адрес системы, логин и пароль для входа.

После того, как он получит письмо и войдет в систему, он увидит все те изменения, которые вы внесли, и сам сможет вносить изменения в базу в соответствии с определенными для него правами.

На заметку! В бесплатной версии программы кроме администратора можно добавить только девять дополнительных сотрудников-пользователей. 

Активность пользователей и логи

Для того чтобы следить за активностью сотрудников, видеть, кто из пользователей входил в систему, кто добавлял или редактировал записи, Администратор всегда может воспользоваться представлением "Активность", расположенным в категории "Начало работы". 

zoom

Или инструментом “Логи”, который находится в “Настройках”.

zoom

Конец первого урока!

Итак, мы познакомились с интерфейсом программы, научились добавлять сотрудников и клиентов. На этом первый урок знакомства с программой можно считать оконченным. Давайте перейдем ко второму уроку, но перед этим предлагаем вам выполнить задание.

Задание. Добавьте несколько своих компаний в ручном режиме, а затем добавьте одного сотрудника в любую из компаний. Попросите сотрудника, которого вы пригласили в систему, также добавить несколько компаний в таблицу "Контрагенты".

Есть вопросы? Задайте их на форуме!
Нужна помощь? Оставьте заявку в техподдержку.
comments powered by HyperComments

+ сегодня

компаний уже выбрали Клиентскую базу!
Узнайте, почему.

  • компания
  • компании
  • компаний
  • выбрала
  • выбрали
  • выбрали

Создайте собственный аккаунт прямо сейчас! Бесплатно! Создать аккаунт