|
Эффективная настройка CRM: 5 бизнес-процессов, которые стоит автоматизировать прямо сейчас
Многим пользователям кажется, что внедрение и настройка crm заканчивается сразу после регистрации в программе. Они используют возможности системы не на полную мощность, хотя с помощью настроек CRM Клиентская база можно автоматизировать любой бизнес-процесс. Даже заменить программой руководителя. Рассказываем, что и как можно автоматизировать в вашем бизнесе с помощью срм программы.
Настройка CRM с разграничением по группам доступа
Одна из первых и важных функций в программе — настройка CRM с разграничением по группам доступа. В «Клиентской базе» вы можете создавать группы по отделам, настроить для каждого отображение своих категорий, таблиц и полей.
Например, отдел маркетинга увидит только свои поля в одной и той же таблице, что использует отдел продаж. Вы также сможете скрыть целые категории, таблицы.
Если вы часто работаете с удаленными сотрудникам или со стажерами — с помощью настроек crm системы сможете временно закрыть доступ к клиентской базе, и другой важной коммерческой информации. Это поможет в будущем избежать утечки данных и застрахует вас от происков конкурентов.
Внутри настроек CRM Клиентская база, администратор может задать права на отображение полей в таблице, добавление и редактирование. Для удобства мы также добавили возможность копировать права доступа из других групп.
Если вам нужно настроить одинаковые права доступа сразу для пяти групп — вам достаточно их скопировать.
Подробнее о разграничении доступа мы написали в статье «как защитить бизнес от утечки данных». Рассказали, как работает настройка прав в crm и зачем она нужна каждой компании.
Отслеживание эффективности отделов через CRM
Установка crm нужна не только для формирования актуальной клиентской базы, но и для мониторинга важных показателей бизнеса. Контролировать и помнить все сложно, поэтому лучше видеть базовые вещи вовремя и не запускать какой-то показатель, а реагировать своевременно на отклонение.
С помощью «Клиентской базы» можно настроить такие отчеты crm:
Отчет по персональным (заданным) показателям. Например, для отдела техподдержки можно настроить отчет по активным и закрытым заявкам за день или период. Количество и качество отработанных заявок напрямую влияют на удержание клиента. А такой отчет помогает правильно оценить нагрузку на отдел разработки и экстренно принять какие-то меры.
В отчете для руководителя можно настроить учет таких показателей: приход денег за сегодня, приход за вчера, ожидаемый доход за сутки, сколько новых клиентов, а сколько претензий. Когда руководитель видит приход денег и за сегодня и вчера — он может каждый день влиять на ситуацию и вместе с бухгалтером утверждать график расходов.
Отчет по расходам. Фиксировать расходы важно, чтобы правильно распределять бюджет компании. С помощью конструктора вычислений, вы сможете настроить даже автоматический подсчет рентабельности каждый месяц и грамотно оценить вашу прибыль.
График оплат. С помощью такого отчета вы будете заранее знать с каким клиентом и когда связаться, чтобы напомнить ему об оплате или возможной задолженности.
Например, некоторые бизнес-процессы в работе отдела продаж «Клиентская база» удалось автоматизировать с помощью отчетов и фильтров. Мы разработали три отчета:
Прогноз оплат. С помощью него на старте понимаем базовый приход денег — то, что точно придет в начале месяца на 90%. Если денег не хватает по плану, заранее можем разработать рекламные акции или привлечь дополнительные инструменты.
План звонков. Система автоматически подбирает менеджеру на день список клиентов, которых важно обзвонить в течение рабочего дня. Таким образом, мы не забываем ни про одного пользователя.
Отчет по клиентам. Ведем учет клиентов, собираем важную информацию для рекламных кампаний. Система сама собирает данные из карточки клиента и формирует важные данные в виде отчета.
Подробнее обо всех отчетах и как нам удалось автоматизировать отдел продаж во время кризиса — рассказали в статье «CRM-система вместо начальника».
Настройка воронки продаж в CRM
Качественная настройка воронки в crm — это ключ к успешным продажам. В «Клиентской базе» вы можете настроить свою воронку с помощью вычислений и дополнительных действий. Например, перенести все этапы от автоматического создания заявки в срм системе до заключения договора по электронной почте.
Как с помощью CRM Клиентская база настроить воронку продаж:
- — Опишите в DOC файле все бизнес-процессы, которым нужна автоматизация в CRM по шагам. Так вы точно не забудете включить важные действия в CRM.
- — Продумайте, какие таблицы, фильтры, дополнительные действия вам потребуются для воронки.
- — Перенесите ваш план в CRM с помощью конструкторов вычислений, таблиц, отчетов и действий.
При этом, вам не потребуются навыки программирования — пройдите наш курс «Конфигуратор» и вы сможете создать персональную CRM только для своего бизнеса. Если у вас нет времени заниматься настройкой, передайте эту задачу нам.
Создание договоров с автоматическим заполнением данных
Использование CRM не заканчивается на внедрении воронки продаж. В «Клиентской базе» можно настроить автоматическое заполнение данных в договорах — когда система сама заполняет поля в документе по заданным условиям.
Во многих компаниях менеджеры вручную правят документы. Часто в таких договорах остаются ненужные куски текста, старые цены, скидки и другие мелкие детали. Все это несет свои юридические риски. Поэтому настроив автоматическое заполнение полей вы сводите к минимуму любые ошибки.
А также:
- — Облегчаете правку документов менеджерам — ФИО, реквизиты и другая информация подставляется в договор автоматически.
- — Храните все шаблоны документов в одной системе — вы можете удалять лишние, добавлять новые, и они тут же станут доступны всем менеджерам.
Менеджеры «Клиентской базы» также советуют создавать шаблоны таких договоров в PDF формате — меньше риск, что менеджер скачает договор и внесет какие-то удобные для него правки.
Автоматическое создание заявок в CRM из почты
В вашей конфигурации есть почтовый модуль crm, с помощью которого можно настроить автоматический парсинг заявок сразу из почты. Причем, сделать это можно только на базе crm — то есть на конструкторе, без программирования.
Например, многие компании, работающие с клиентской базой, не имеют доступа к админке сайта. Заявки с сайта попадают в почту и менеджерам приходится вручную переносить их в систему.
Это не эффективно, потому что:
- — так запросто потерять важные заявки;менеджер может быть занят и не успеет вовремя обработать заявку;
- — при переносе заявки вручную менеджер может совершить орфографические или фактические ошибки.
Мы нашли способ, как такие пользователи смогут с помощью парсера Клиентской базы настроить копирование заявок из любого ящика сразу в CRM с помощью двух таблиц и одного вычисления. Как это сделать, рассказали в статье «Как без навыков программирования настроить автоматическое создание заявок из почты».
Это не все бизнес-процессы, которые можно настроить в CRM-системе. 5 настроек CRM в этой статье — только верхушка айсберга и в следующем материале мы подробно разберем остальные: загрузка реквизитов, сканов и печати, настройка шаблона печати, автоматическое планирование задач, автоматизация HR и организация стажировки.
Подпишитесь на нас в Facebook или Telegram, чтобы не пропустить выход материала.
|
