Логика для логистики: как производители газового оборудования повышают скорость поставок за счёт CRM
Автоматизация логистики в производстве — рычаг для роста продаж
В бизнесе встречается ситуация: производство работает на “отлично”, продажники тоже не отстают, но общий результат не устраивает — продажи не растут. В компании “Экс-Форма” определили болевую точку, которая мешала росту.
Товар очень долго доставлялся до конечного потребителя. Стало очевидно: мало просто производить качественный продукт и иметь мощных продажников — не менее важно наладить работу доставки, чтобы клиенты как можно скорее вернулись за новым заказом.
Общая информация
- Заказчик: ООО ПКФ «Экс-Форма»
- Сфера деятельности: крупнейший производитель газового оборудования в РФ.
- Партнеры: Ассоциация производителей газового оборудования, Ассоциация “СибДальВостокГаз”, АО “ГазПром Газораспределение” и другие компании, задействованные в добыче газа в России.
- Достижения: Краны шаровые “ГШК” вошли в 100 лучших товаров РФ.
- Сайт: https://www.exform.ru/
- Расположение: Саратовская область, с. Березина речка.
- В штате: 1000 сотрудников.
- Год основания: 1991г.
CRM КБ приобреталась компанией ООО ПКФ “Экс-Форма” для блока логистики ООО “Экфо Транс” ведущим консультантом по бизнес-процессам Дмитрием Мухаметжановым: 
Была задача вывести специалистов недавно сформированного отдела сбыта из Excel в подходящую СRМ — чтобы и работу оптимизировать, и отчётность для руководства готовить грамотно и оперативно.
Задача
Исключить ошибки и просрочки в доставке товара, которые влияли на рост продаж.
Сложность
Работа в Excel не позволяла видеть актуальную информацию в режиме единого окна и возникали ошибки в доставке. Нужна была программа, которая сможет координировать работу производства, логистики и менеджеров продаж.
Выбор CRM
Клиент долго изучал предложения на рынке. Поначалу рассматривал вариант приобретения 1С CRM. Но, запросив расчет стоимости и изучив тестовую версию, понял, что внедрение окажется выше бюджета, заложенного на этот проект. Потом доработать систему под другие отделы будет достаточно сложно, потому что в компании для каждого отдела свой софт.
При изучении базового функционала конструктора CRM КБ понравилось наличие модулей, представленные на сайте (https://clientbase.ru/additions/), которые потребуются при дальнейшей работе в программе: ip-телефония, почтовый модуль, api, dadata, канбан, wazzup. И критерии выбора совпали:
- легкий и удобный интерфейс;
- доступная цена;
- официальная поддержка (доступ к обновлениям программы).
Самостоятельная настройка CRM КБ
Ответственный сотрудник по внедрению CRM Дмитрий решил настроить программу КБ самостоятельно. Для изучения возможностей программы он прошел бесплатный курс конфигуратора на нашем сайте https://clientbase.ru/help/cb_school/
Потребовалась всего 1 неделя для настроек процессов на конструкторе:
- формирование отгрузок;
- формирование отчетности - отчет по каждому логисту:
- кол-во отгрузок,
- процентное соотношение отгрузок по их статусу,
- пройденный километраж,
- кол-во отгруженных изделий,
- подсчет ориентировочной себестоимости поездки. Всё это в календарном периоде;
- автоматизация связей блока логистики с коммерческим блоком путем уведомлений и выгрузок для смежных отделов — теперь логисты видят оплаченные заказы и программа сама напоминает им о датах оплаты. Таким образом, им не требуется уточнять и сверять каждую оплату с бухгалтерией.
Так как время внедрения было достаточно ограничено, то за более сложной логикой для запуска CRM в компании обратились за помощью в отдел персональных доработок “КБ”.
На данном этапе в CRM работал только один отдел, при этом были смежные задачи. Чтобы на старте не увеличивать стоимость внедрения на количество пользователей, но дать возможность другим отделам иметь доступ к определённой информации, обратились к нам с таким запросом.
Решение, которое позволило работать команде сообща
Нужно было уведомлять ответственных менеджеров о том, что машина в рейсе. Но они — не пользователи CRM, напоминания программы КБ в системе работают только для её пользователей.
Сложность была и в том, что заказ может быть один (одна машина и водитель), но клиентов в заказе может быть несколько. Соответственно, номеров служебных записок — тоже.
Переводя на язык настройки, менеджеру проекта КБ была создана задача:
В зависимости от выполненных действий в СРМ настроить уведомления на почтовый ящик, а именно:
При изменении поля “статус доставки” = в рейсе ответственному менеджеру на почту приходит уведомление о том, что данная служебная записка в рейсе.
Служебная записка должна содержать информацию:
- Номер служебной записки в CRM.
- Номер и марку машины, которая везёт заказ (также есть информация в CRM).
- Данные водителя (ФИО, номер телефона, есть в CRM).
Для реализации был создан шаблон E-mail рассылки со всей необходимой информацией и cron-вычислением, что позволило отправлять письмо при изменении поля один раз (без дублирования).
Пример уведомления, которое получает ответственный менеджер:
Решение было реализовано примерно за 10 ч.
За 1 месяц специалисты компании начали работать в CRM КБ.
После перевода сотрудников из Excel и внедрения софта КБ повысилась скорость обработки заявок менеджерами и исчезли ошибки при оформлении грузоперевозок. Это значительно ускорило бизнес-процессы от продажи продукции до её отгрузки к клиенту.
Примечательно, что CRM КБ применима для разных отделов в компании и прекрасно интегрируется со сторонними сервисами. Вы тоже можете заказать бесплатный прототип CRM для своей компании на странице https://clientbase.ru/config/pers/.
