Внедрение CRM “Кб” помогло за 3 года увеличить обороты предприятия в 2,3 раза — с 320 до 722 млн рублей. Профиль клиента — поставка оборудования и спецтехники для ЖКХ и дорожно-строительной сферы
Какой должна быть CRM для отдела логистики
Автоматизацию бизнес-процессов собственник компании “Спецмаш’ начал с сектора логистики. CRM в логистике – не только ведение клиентской базы, постановка задач, отгрузки/разгрузки, это ещё и оптимизация маршрутов на колоссальные расстояния с учётом разных погодных условий.
Чтобы успешно доставить груз, к примеру, из Калининграда на Курильские острова, нашим заказчикам понадобилось нишевое решение со специализированным функционалом, “заточенное” именно под их задачи.
О клиенте
ООО “Спецмаш-СНГ” хорошо знают не только в России, но и за её пределами — с 2013 года предприятие поставляет оборудование и спецтехнику для коммунальной и дорожно-строительной сферы в Казахстан и Беларусь.
Сегодня это торгующая организация, в каталоге которой широкий ассортимент навесного и прицепного оборудования, большой спектр комбинированных дорожных машин и автогудронаторов. Совсем скоро, осенью 2025 года, будет запущено собственное производство по выпуску навесного оборудования для коммунально-дорожной техники.
Отгрузка клиенту ООО “Спецмаш-СНГ” в г.Ачинск.
Изначально в штате было всего 15 работников, сейчас — 34. Это сотрудники отделов продаж, логистики, торгов и бухгалтерии. Когда откроется производство, штат увеличится до 50-60 человек.
Чем не угодили Excel и Word
На старте основными рабочими инструментами команды, как водится, были Excel и Word. Однако генеральный директор предприятия Пётр Казанцев практически сразу задумался о внедрении crm-системы.
Было решено в первую очередь автоматизировать работу логистов. Ключевой момент любой доставки — детали, логист просто не вправе их упустить. Но контролировать отгрузочный процесс, когда идёт активная торговля — внутренняя, международная, транзитная, со складов, — без автоматизации очень сложно.
Привычные многим Excel и Word здесь не самые лучшие помощники. Основных причин несколько:
- Создание нужных для работы списков контрагентов, нормативных документов, шаблонов договоров занимает много времени, поскольку всё делается только вручную.
- Конфиденциальные данные — например, сведения о доставке, информация о поставщиках — открыты для несанкционированного доступа.
- Отсутствие обновлений в реальном времени.
- Риск потери важных данных (ответственный сотрудник уволился, внезапно отключили электроэнергию и т.д.).
- Объёмы росли, хранить информацию разрозненно стало просто невозможно.
- Невозможность быстро найти историю взаимодействия с клиентом. Это крайне важно, чтобы не испортить отношения с налоговой, которая систематически запрашивает информацию по отгрузкам.
Такие минусы дорого обходятся бизнесу, так что выбор CRM здесь откладывать не стали.
Как выбирали
Собственник предприятия самостоятельно занялся этим вопросом. Искал через Гугл, анализировал предлагаемые решения. Важно было собрать индивидуальную систему, способную учитывать особенности внутренних бизнес-процессов.
Основных вариантов было три: Битрикс, АМО и Кб. Первые две срм отсеялись в полуфинале — требовалась простая и гибкая система. Кб стала оптимальным выбором. Настройкой системы и её последующим внедрением с первых дней занялась руководитель отдела логистики Олеся Иванова:
CRM и географическая карта - лучшие помощники в отделе Олеси Ивановой
— Мне самой было очень не комфортно в “экселе”, — признаёт Олеся. — Листы переключать, вносить формулы. Что-то не так вбито — ты не можешь найти информацию. Когда накопится 5-7 листов и 200-300-400 полей, искать их вручную, листать не удобно. Другие CRM тоже не подошли, причём от слова “совсем”. Тот же Битрикс, к примеру, работает именно для фиксации воронки продаж.
Но наша CRM должна быть максимально адаптивной. Сейчас, допустим, мне не нужно поле с комментарием, я его убираю. А через два дня оно понадобится — тогда добавлю. “Кб” хороша своей гибкостью. Мы заказываем песни, как нам надо, так поём👍 Потому что реально: у нас продажа сложная, логистика сложная, отгрузка ещё более сложная.
С какой задачей пришли
В “Клиентскую базу” представители “Спецмаша” обратились с самым наболевшим — нужно было:
- Систематизировать большой массив данных.
- Уйти от бесконечного сканирования и распечатывания.
- Минимизировать бумажную работу, отнимавшую такой важный, но при этом невосполняемый ресурс, как время.
Как и подавляющее большинство наших заказчиков, сотрудничество начали с тарифа 1. Разумное и обоснованное решение — внедрению предшествует этап настройки, когда нет необходимости подключать к системе весь коллектив. На первых порах в CRM работает только один сотрудник, который одновременно и осваивает её, и адаптирует под служебные процессы.
В Спецмаше работаю с 2013 года. Как только пришла, мне дали логин и пароль от Кб и сказали: “Смотри, учись”. Я далека от IT, абсолютно ничего в этом не понимаю, но я настраиваю всё чисто интуитивно. Что-то не получается? Пишу менеджеру Кб, и он объясняет, как это сделать. Всегда оперативно и понятно, 10 баллов из 10🔥
Что сделали
Какие этапы работы логистов должны быть автоматизированы в первую очередь? В “Спецмаше” начали с внесения всех контрагентов в “Клиентскую базу” и занесения каждого счёта продажи. Постепенно наполняли систему информацией.
Настраивали преимущественно на конструкторе, но некоторые доработки были сделаны с использованием кода — например, по техзаданию создавались отчёты определённого вида с учётом специфики бизнеса. В результате сегодня, помимо ведения базы данных и хранения счетов, заказчик задействует в работе другие не менее удобные инструменты:
- рассылки (e-mail, СМС, системные письма)
- Канбан
- цветовые решения.
CRM “Кб” для логистов “Спецмаша” — всё просто и понятно
Сейчас в компании много внимания уделяют обучению сотрудников, поэтому на этапе подключения находятся дополнения “База знаний”, “Чек-листы”, “Тестирование”.
Под дополнениями подразумеваются уже готовые, продуманные таблицы, созданные для выполнения конкретной бизнес-задачи. В тарифной линейке PRO такие опции предусмотрены бесплатно. Но и на других тарифах плату за них точно не назовёшь запредельной. Убедиться в этом легко. Установить или оформить покупку дополнения можно прямо из своего аккаунта.
“База знаний” круче, чем Ленинская библиотека💯 Сюда очень удобно “стучаться” с рабочими вопросами: записываете вопрос, выбираете получателей — без ответа точно не останетесь.
Здесь же можно отследить свой прогресс в освоении базы знаний.
“Чек-листы” — отличная шпаргалка, с которой проще поэтапно проходить все рабочие процессы. Чтобы повысить эффективность обучения, специалисты “Спецмаша” вносят в CRM уроки и инструкции в формате видео. Так процесс становится наглядным, понятным, лёгким для восприятия👍
Так выглядит дополнение “Чек-листы” от Кб
Качество усвоения материала теперь проверяется с помощью дополнения “Тестирование”. Спецмашевцы сами составляют квалификационные тесты, устанавливают количество баллов и ответов, подгружают в систему. Для отдела торгов это будет одно направление, для продаж — другое. По каждой теме достаточно создать тест один-единственный раз.
Олеся Иванова:
— В итоге “Кб” показывает нам, насколько человек владеет информацией, осталось ли у него что-то в голове после видеоуроков или нет. Тестирование позволяет оценить подготовку специалиста и проработать какие-то нюансы, чтобы информация была изложена более доступно. Знать нужно очень много, ведь каждая сделка — очень творческий процесс.
Про тарифы
Тарифная политика “Клиентской базы” предусматривает самые разные виды подключений. Для потенциальных клиентов существует 14-дневный бесплатный период — этого времени более чем достаточно, чтобы понять, какой должна быть ваша будущая CRM.
При тарифе 1, с которого начинал заказчик, в системе работает всего 1 пользователь. Но вектор сотрудничества с Кб давно направлен в сторону использования всего функционала срм-системы. Теперь здесь используют PremiumProRu — по мере расширения бизнеса и штата прошли через всю тарифную сетку и выросли до неограниченного числа пользователей.
Текущий тариф открывает перед заказчиком все возможности системы. Любые модули, дополнения, а кроме того, возможность создавать свои бизнес-процессы конструктором шаблонов или кодом — на усмотрение клиента.
Чем Кб удобна логистам
Грузоперевозки — сфера, где регулярно что-то меняется, поэтому приходится добавлять/убавлять какие-то поля, делать пометки, дополнительно фиксировать какие-то данные. В CRM “Кб” это происходит быстро и чётко.
— Кб удобна и тем, что сейчас, в период такого бдительного отношения государства к налогоплательщикам, приходит уйма налоговых требований. Мы за любой год можем всё легко найти в нашей срм, поскольку память, сервер позволяет всё это хранить. Все необходимые сведения указаны в счёте, в отгрузочном шаблоне, и мы в любой момент можем поднять абсолютно всю информацию.
Ещё для контроля отгрузочного процесса важно, чтобы всё было наглядно. Мы очень здорово сделали в Клиентской базе разные решения, даже цветовые. Настроили фильтры, поля, условия.
“Такая визуализация существенно облегчила работу. Это действительно важно: каждый месяц через логистов Спецмаша проходит от 700 до 900 отгрузок!
В логистике СРМ-система настроена так, чтобы учитывать параметры груза (вес, объём, габариты, совместимость друг с другом), планировать маршрут, выбирать вид транспорта и нужного контрагента (сегодня их в базе более 70).
Олеся Иванова:
— Новый сотрудник, ещё не знающий всех нюансов, не ждёт помощи от более опытных коллег, а смотрит практику прошлых лет. Он заходит в систему, находит информацию, которая вбита в отгрузочном шаблоне, и видит варианты, например, каким видом транспорта можно организовать перевозку конкретных грузов. Перевозки разгношёрстные — авто, ж/д, контейнеры, “воздушная подушка”. То есть исходя из картины прошлой отгрузки он решает, как поступить в текущей ситуации, если они схожи.
Результат
Вернёмся к задаче, с которой Спецмаш изначально обратился в Клиентскую базу — систематизация большого массива данных и сокращение бумажной работы. Удалось ли её решить? Безусловно, да. Как результат, кратно выросла эффективность работы во всех подразделениях, и это дало толчок к расширению бизнеса.
Несмотря на череду экономических кризисов в стране, Спецмаш растёт реально высокими темпами. Возьмём наугад любой период: например, годовой оборот в 2022 году составил 320 млн рублей, в 2023 — 465 млн, в 2024 — 722 млн. То есть за условные три года — в 2,3 раза!
Вот так выглядят результаты работы средней по численности компании, где понимают важность автоматизации
Головной офис находится в Кургане, также есть филиалы в Тюмени, Владивостоке и в Казахстане — все подразделения подключены к CRM “Кб”. Завод по производству навесного оборудования для дорожно-коммунальной техники, который совсем скоро откроется в Тюмени, уже внедрён в CRM-систему.
Олеся Иванова:
— Сейчас вносим в СРМ всё, что касается производства. Пока это касается только закупки разных материалов, аренды площадей. Но скоро оттуда пойдёт отгрузка и это будет отдельная таблица, отдельное поле для фиксации деятельности, которая происходит именно на производстве.
В 2013 году она была единственным логистом на предприятии, сейчас в её отделе 5 человек. Всего в Спецмаше 34 сотрудника, но — посчитаем по осени, когда заработает производство.
В Спецмаше логист — связующее звено между поставщиком, покупателем, транспортной компанией, менеджером и бухгалтером. Именно бешеная многозадачность изначально подтолкнула руководство компании автоматизировать управление грузоперевозками, а затем и все остальные отделы. Лучшим инструментом для этого стала CRM “Кб”.
