С компанией “Жилищник”, которая занимается поверкой приборов учёта воды, мы сотрудничаем с 2023 года. Узкая специализация предприятия диктует к CRM определенные требования, главное из которых — гибкость. Поэтому было решено обратиться к нам в “Клиентскую базу”.
На первых порах перед Кб стояла задача: автоматизировать бизнес-процессы так, чтобы время работы метрологов и курьеров распределялось максимально точно — об этом рассказали в кейсе.
Но время идёт, бизнес наших клиентов успешно развивается. Ситуация на рынке постоянно меняется, поэтому систематически возникают новые задачи. К тому же со временем пользователи CRM понимают, как и что можно упростить в работе, какие процессы убрать, а какие — добавить.
Логика CRM/ERP-конструктора “Кб” как раз позволяет оперативно и безопасно трансформировать уже имеющиеся решения, причём не привлекая программистов. То есть система меняется вместе с вашим бизнесом. Улучшать её можно бесконечно🔥
Мы в “Кб” всегда ценим, когда у руля стоит продвинутый собственник бизнеса, стремящийся облегчить нагрузку своим подчинённым. Этот подход заметно снижает временные затраты на каждую операцию и, как следствие, ведёт к росту прибыли. Так получилось и с “Жилищником”.
Что было решено доработать/внедрить на второй год автоматизации:
- автоматическое формирование графика сотрудников;
- отчет по количеству заявок;
- расчет предельной загрузки;
- дополнение “Склад” (склады возврата и брака).
Кроме того, нужно было автоматизировать:
- добавление позиций к заявкам;
- расчет заработной платы;
- массовое формирование уведомлений на печать.
Забегая вперёд, скажем: получилось реально круто🔥
На решение ВСЕХ перечисленных задач, настройку и внедрение ушло в совокупности 103 часа.
Только вдумайтесь — если доработка сэкономит хотя бы 5% времени каждого сотрудника, суммарная экономия в год составит 2520 часов
1. Автоматизация графика работы метрологов и операторов
Для удобства планирования мы внедрили автоматическое формирование графика сотрудников — он составляется на месяц вперёд. Зайдя в систему, администратор отмечает рабочие и нерабочие дни; чтобы все данные не сливались в одно серое пятно, интерфейс снабжен цветовой маркировкой. Удобно👍
Клиентам CRM “Кб” важна не красота таблицы, а ее функциональность. Поэтому таблица кликабельная: позволяет получать информацию о количестве отработанных смен и считать норму и факт обработанных заявок – об этом ниже.
В “Жилищнике” используют два графика — для метрологов и для операторов. Каждый график составляется на месяц. Добавленное цветовое разграничение значительно ускоряет этот процесс — построение в системе занимает не более 30 минут.
У метрологов загрузка плавающая: специфика работы такова, что приходится подстраиваться под клиента, ведь тот не может, к примеру, отпроситься с работы, чтобы поменять в квартире водомер. Это означает, что календарные выходные редко совпадают с реальными. В таком режиме очень важно правильно и точно распределять нагрузку на каждого мастера.
Эти вопросы решаются через CRM “Кб”: сотрудники сообщают руководству, когда хотели бы взять выходной, руководство просматривает график и на его основании принимает решение. Также в программе фиксируются выполненные объёмы/отработанные смены. Все процессы всегда под контролем.
Что же изменилось при добавлении Графика работы? Самое крутое, считают в “Жилищнике” — при плавающем графике обеспечивается точное распределение нагрузки. И никаких накладок👍
Настройка новой опции заняла 27 часов.
2. Отчет по количеству заявок и расчет предельной загрузки
Он показывает количество заявок с разбивкой на два интервала (утро/вечер). Здесь же автоматически рассчитывается максимальное количество заявок, которые работники “Жилищника” смогут обработать за текущий день. Плановая нагрузка на каждого мастера иногда отличается от фактической — это тоже показывает отчёт.
“С таким решением проще балансировать загрузку команды, повышать планирование выездов и общую эффективность менеджеров.“
Немного простейшей арифметики для тех, кто только готовится к подключению CRM “Кб”. До внедрения нового процесса нагрузка на специалистов была крайне неравномерной: допустим, утром нужно поверить 40 счётчиков, вечером — 5. На реализацию утренних заявок выходят 10 человек, вечерних — 1. Но если распределить заявки в режиме “20 утро — 20 вечер”, то с этой задачей справятся всего 6 человек.
Вывод нашего клиента: Модуль распределения заявок на утро/вечер позволяет равномерно распределять нагрузку по сотрудникам. Контролируется операторами в течение дня. Сокращает расходы на дорогу: маршрут каждого мастера составляется так, что подбираются вызовы в близлежащих локациях.
Как следствие, отрабатывается больше обращений, нет простоев и срыва сроков, а значит, поводов для недовольства потребителей.
Настройка новой опции заняла всего 12 часов💥.
3. Склады возврата и брака
Наведение порядка на складе — страшный сон работников многих компаний. Но для нашего клиента эта проблема больше не актуальна: благодаря сделанным доработкам бракованные водомеры списываются и пересчитываются автоматически. Статистика по бракованным товарам отображается в специальном отчёте, созданном на конструкторе “Кб”.
Прозрачное управление, быстрый анализ и точная работа с остатками — не просто красивые слова. Это действительно реализовано с помощью конструктора “Кб”, причём без участия программистов.
На практике выглядит так:
- Добавлена возможность возвращать остатки товара с персонального склада сотрудника на основной склад — очень удобно, когда кто-то уходит в отпуск или увольняется. То есть даже если нужного человека нет на связи, в “Жилищнике” всегда знают, сколько приборов есть в наличии. Всё под контролем💯
- CRM позволяет отследить, какое количество счётчиков использует в день каждый из метрологов.
- Равномерное заполнение склада: дополнение позволяет отслеживать количество товара и вовремя его закупать.
- Расходники выдаются по тому количеству, которое необходимо. Никаких излишков👍
- Списание материала со склада происходит автоматически при закрытии заявки через бота в ТГ.
На настройку ушло всего 10 часов.
4. Автоматическое добавление позиций к заявкам
У многих из нас бывали случаи, когда мастер, пришедший по вызову, обнаруживал, что какую-либо деталь нужно докупить. Чтобы исключить подобные проволочки, в системе Кб добавлена логика, по которой при добавлении услуги в заявку автоматически добавляется связанный с ней товар.
Конкретно под заказчика был создан специальный раздел — Справочник соответствий "Товар – Услуга". Теперь пресловутый “человеческий фактор” при заполнении заявки исключается: умное ПО ошибок просто не допускает.
Работа идёт быстрее, товары со склада списываются без лишних проволочек. Проводя инвентаризацию, начальство сразу видит, сколько метролог должен сдать оборудования при увольнении или уходе в отпуск. Операционные риски сведены к минимуму.
При закрытии заявки через Telegram-бота метролог в режиме реального времени добавляет позиции к заказу. Если поверка сделана, заявка получает статус выполненной. Польза такого добавления бесспорна: с задачами спокойно справляется всего один сотрудник.
На доработку в данном случае ушло всего 6 часов.
5. Автоматизация расчета заработной платы
В “Жилищнике” расчётом зарплаты занимался один из собственников, и это занимало у него колоссальное количество времени. Каждый месяц полный рабочий день тратился только на это. Нетрудно подсчитать: ежегодная экономия от внедрения расчёта заработной платы составляет минимум 96 часов.
Постоянная доработка функционала и его улучшение позволили полностью автоматизировать процесс расчета заработной платы. Ведь теперь все данные в любое время под рукой — сколько смен выходил каждый метролог, какое количество заявок выполнил именно он.
В автоматическом подсчете учитывается и собственно тип оплаты: наличные или же эквайринг, к которому автоматически добавляется 5% комиссии.
Что ещё дала автоматизация расчёта заработной платы, кроме очевидной экономии времени? Максимальное упрощение документооборота, снижение трудозатрат в бухгалтерии, где и без того дел невпроворот. Теперь ошибки ручных расчетов сведены к нулю — сколько сотрудник заработал, столько ему и заплатят.
Реализация решения на конструкторе заняла 16 часов.
6. Массовое формирование уведомлений на печать
Мы уверены: без подобной доработки ответственные просто погрязнут в документообороте и будут сутками напролет клепать типовые документы. Хоть отдельную канцелярию открывай)
Автоматизация позволяет настроить выборку по району и дате поверки для формирования до 1000 шаблон в форматах PDF и Excel одновременно. Все создаваемые файлы имеют единый формат и уникальные имена для структурной работы. Буквально пара кликов формирует тысячи типовых документов и структурирует их в едином месте.
Раньше формирование уведомлений в “Жилищнике” могло занять 3 рабочих дня — сейчас они формируются автоматом ночью. Здесь важно соблюдать сроки формирования и отправки.
Когда массовое формирование уведомлений на печать делает не человек, а система, фокус сразу с “лишь бы успеть” смещается на качество. То есть сэкономлено не только время, но и нервы.
Время на реализацию: 38 часов.
Факты для размышления
…Ещё на старте сотрудничества с компанией “Жилищник” индивидуальная CRM-система для метрологов была сделана нами под ключ за 20 дней. На решение перечисленных в этом кейсе задач, настройку и внедрение ушло в совокупности всего 103 часа, или 13 рабочих дней.
Готовы изменить свой бизнес и наконец передать рутину CRM? Не ждите — заходите на сайт и пробуйте бесплатно.
