|
Зачем нужна система автоматизации бизнеса?
С системой автоматизации бизнеса сталкиваются все компании, которые планируют развиваться и масштабироваться. В этом материале расскажем о фундаментальных понятиях автоматизации бизнеса: зачем нужно, как влияет на работу компании, какие этапы внедрения срм проходит.
Что такое система автоматизации бизнеса
Автоматизация бизнес-процессов — это перенос простых задач в сервисы по автоматизации: crm, erp и управление проектами. Например, можно перенести такие бизнес-процессы: прием заявок, выставление счетов, сбор аналитики или рассылка уведомлений о статусе заказа. Система автоматизации бизнес-процессов помогает организовать рутинную работу без участия людей.
CRM-система — это один из инструментов автоматизации бизнеса. С ее помощью руководитель компании приводит в порядок механику работы, улучшает аналитику ключевых показателей и даже повышает качество продаж.
Зачем нужна разработка систем автоматизации бизнеса
Системы управления и автоматизации бизнеса нужны, чтобы помочь бизнесу выйти на новый качественный уровень и обойти своих конкурентов. Но ключевая причина — не запутаться в рутинных делах, которые начнут разрушать вашу компанию изнутри. Выделили 4 причины, зачем нужно внедрение срм систем.
Масштабироваться. Компания растет, объем работ увеличивается, появляются новые бизнесовые задачи. Уследить за всеми процессами нереально, как обрабатывать заявки или счета вручную, поэтому на помощь приходит срм система.
Увеличить прибыль. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать больше клиентов меньшим числом сотрудников. В отделе продаж может работать всего 10 человек, но при этом вести работу со 100 людьми в сутки.
Экономить время. Ручное распределение задач, подсчет аналитики, отслеживание показателей, — все это можно перенести в CRM-систему. Например, вы сможете даже на время заменить руководителя продаж системой и бизнес скажет вам только спасибо.
Улучшить бизнес-процессы и повысить их эффективность. Менеджеры часто правят вручную договора или какие-то документы, допускают ошибки, а компании несут юридические риски. Если автоматизировать этот процесс, бизнес понесет меньше потерь.
Например, в CRM-системе «КБ» можно настроить шаблоны Коммерческого предложения с автоматическим заполнением. Все, что нужно будет менеджеру при формировании КП — просто нажать на одну кнопку из его карточки в срм системе.
Некоторые процессы требуют много времени. Например, обучение новых сотрудников. Стажировку тоже можно перенести в срм программу и назначить куратора, — сотрудник будет сам обучаться, а куратор только помогать и консультировать.
Как автоматизировать бизнес-процессов в срм системе
Системы автоматизации бизнеса crm, erp или управления проектами избавляют сотрудников от рутинных и механических задач. Менеджеры становятся продуктивнее — они сохраняют энергию на работу с клиентами, а не выполнение монотонных и однотипных действий.
CRM-системы способны на многое. С их помощью можно не только создать базу данных, вести учет клиентов или учет заказов. Вы можете настроить подсчет персональных показателей по всем отделам, парсинг текста с сайта конкурента, построить email-воронку и многое другое. О части таких настроек crm мы написали в отдельной статьей.
Чтобы настроить систему автоматизации бизнес-процессов, вам необходимо пройти такие этапы:
Осознание проблемы бизнеса. Поймите, с какими проблемами вы можете столкнуться в будущем, какие уходят сейчас и какие из них может решить система автоматизации бизнеса. Проблемы бизнеса: уходят клиенты, падают продажи, уходят сотрудники и так далее.
Например, автоматизация кафе требуется, когда у бизнеса несколько филиалов и работает курьерская служба. Уследить за каждым заведением нереально, даже если вы полностью доверяете руководителям — если что-то пойдет не так, найти источник проблемы сразу будет сложно. А crm программа помогает вовремя принять меры и даже предугадать события наперед благодаря отчетам crm.
Описание бизнес-процессов компании. Проведите аналитику вашего бизнеса — составьте таблиц с данными: какие специалисты работают, какие отделы, чем они занимаются, какой путь проходит заявка, кто и как влияет на закрытие заказа, какие сценарии к каким результатам приводят.
Постановка цели перед системой автоматизации бизнеса. Решите для себя, какие бизнес-процессы вы собираетесь автоматизировать в первую очередь. Сядьте и выпишите их в столбик, это поможет выяснить на чем вам стоит сфокусироваться и с чего вообще начать внедрение crm системы в компанию.
Составление технического задания специалисту. У вас есть список бизнес-процессов, которые нужно перенести в CRM систему. Теперь вы можете составить техническое задание и разработать свою персональную конфигурацию. Либо передать ТЗ конфигуратору или разработчику, который будет настраивать вам CRM.
Например, пользователи «КБ» составляют список бизнес-процессов и передают их сразу нашим конфигураторам. Конфигураторы «КБ» технически подкованные специалисты, они смотрят на описание процесса и уже понимают какие связи и условия настроить в системе. Пользователи озвучивают свои запросы к срм системе и получают персональные конфигурации, заточенные только под их уникальный бизнес.
Разработка системы автоматизации бизнес-процессов. Теперь вы можете перенести логику вашего бизнеса в CRM. Если вы настраиваете срм самостоятельно — посмотрите курсы по настройке и почитайте документацию, прежде чем засесть за конструктор. Разработка простых конфигураций с несложной логикой занимает от двух месяцев.
После регистрации в CRM «КБ» вы получаете стандартные настройки crm — с ними можно уже начать работать всей компании. Позднее вы можете настроить нужные бизнес-процессы.
Если у вас сложный бизнес с непростой логикой — самостоятельная настройка займет больше полугода. Если доверить ее специалистам — также два месяца.
Внедрение и адаптация. Автоматизация процессов заканчивается на этапе внедрения — остается только разработать регламенты и документацию для сотрудников. Это нужно для того, чтобы научить сотрудников работать в срм программе. Без обучения ничего не получится. Многие компании не уделяют этапу адаптации должное время, в итоге срм в их случае «не работает».
***
Напишите в комментариях, о каком этапе автоматизации бизнеса хотели бы узнать подробнее.
____
CRM «Клиентская база» — платформа-конструктор, на которой пользователи могут разработать свои персональные CRM-системы без программирования. Здесь вы можете автоматизировать самую сложную бизнес-логику. Протестировать Saas аккаунт CRM можно бесплатно в течение 14 дней.
|
