|
Что делать, если сотрудник случайно удалит записи из таблицы в CRM?
Менеджер удалил таблицу, стер нужное поле, не туда залез, что-то сломал, — типичные проблемы пользователей CRM-систем. Однако, с помощью специальных настроек конфигурации на платформе «Клиентской базы» можно свести такие ошибки к минимуму. В этом материале расскажем, как вернуть данные и что предпринять, чтобы навсегда забыть о таких ситуациях.
Как можно восстановить данные в CRM «Клиентская база»
Восстановить данные в CRM «Клиентская база» администратор может двумя способами: через лог программы или бэкап — резервное копирование данных.
Восстановление через лог программы. В CRM «Клиентская база» в каждом разделе есть дополнительно три таблицы для записей: активные, удаленные и архивные. При удалении все записи попадают в таблицу «Удаленные», где могут храниться долгое время.
В любой момент вы можете вернуть записи и они автоматически попадут в активные. Чтобы это сделать — нужно перейти в таблицу, найти нужную строку, нажать на нее и в меню доп.действий выбрать «Восстановить».
Сложнее, если вы не знаете что именно уделено. В этом случае вам поможет «Лог программы». Здесь отображаются все действия пользователей, которые они совершают в течение дня.
Например, чтобы найти удаленную заявку, вам нужно зайти в «Лог программы» и настроить фильтр — поставить галочку напротив пункта «удаление записи», задать пользователя и предполагаемый период. Через несколько секунд поиск выдаст все действия пользователей по заданному фильтру. Вам останется только выбрать нужную запись и перейти в нее.
С помощью лога вы также выясните кто из сотрудников накосячил и стер заявку, счет или важный документ.
Восстановление через бэкап. Если данные нельзя восстановить через лог, вы можете загрузить резервную копию данных через бэкап. Для этого нужно войти в настройках в раздел «Бэкап», выбрать нужную дату и кликнуть на кнопку «Восстановить».
Однако, здесь есть нюанс. Если вы раньше не сохраняли бэкап данных в CRM-системе — не сможете самостоятельно восстановить данные. В этом случае нужно написать в техподдержку «Клиентской базы» и мы поможем — свяжемся с вами, выясним в чем проблема, восстановим данные в CRM правильно.
Как защитить CRM-систему от удаления важных данных
Лучше всего не устранять последствия, а заранее создать условия, которые помогут избежать таких вот ситуаций. Например, разработать группы доступа и наделить их необходимыми правами конкретно под их должности. А также создать харнение бэкапов всех данных на лицензиях самостоятельно сразу на старте.
Группы доступа. В CRM «Клиентская база» есть настройка «Группы доступа», с помощью которой вы можете задать правила на редактуру и просмотр как отдельных полей, так и целых таблиц.
Например, скрыть для менеджеров возможность скачивать данные из таблиц, скрыть отчеты руководителя и закрыть возможность удаления записей в таблице с заявками. Чтобы все настроить правильно — передайте нам техническое задание с описанием, какие нужно ввести ограничения и мы все сделаем.
Создание бэкапов. Второй момент, как можно предупредить подобную ситуацию — сделать резервную копию данных в настройках CRM-системы в разделе «Бэкап».
Для этого вам нужно настроить расписание, по которому система будет сама сохранять данные. Подробнее о бэкапах и как настроить правильно резервное копирование мы уже рассказали на нашем сайте.
|
