Добавляем и настраиваем календарь

  • Календарь

    Добавлено: 17 февраля 2016г.

В этом уроке мы научимся создавать календарь и заполнять его данными.

Содержание урока:

Календарь

Для многих таблиц необходимо визуальное представление, например, отображение всех запланированных на сегодня встреч и событий. Для этого в Клиентской базе есть специальное представление - "Календарь". Вы можете использовать его как свою личную записную книжку, в которой будут отмечены все важные для вас события или как рабочий календарь, в котором будут отмечены запланированные задания для сотрудников. Мы можем добавлять записи в таблицы из календаря, редактировать их и многое другое.

photo

Давайте попробуем создать календарь. В какой категории его разместить для более удобного использования решите сами. Например, можно создать отдельную категорию только под календарь, или даже в каждой категории сделать свой календарь.

Для начала перейдем в "Настройки" - "Конфигурация" и выберем нужную нам категорию, например "Работа".

photo

Далее нажмем кнопку "Добавить календарь" - теперь мы можем приступить к настройке нашего календаря.

photo

Настройки

Мы попали в раздел "Редактирование календаря". Здесь нам нужно ввести "Имя", например "Календарь".

 photo

Затем мы можем выбрать основной вид календаря. В календаре есть несколько способов представления: месяц, неделя и день. Таким образом, выбрав нужный вид, мы можем просмотреть сколько встреч запланировано на этой неделе или, например, сколько у вас заданий было в прошлом месяце. По умолчанию основной вид календаря, это месяц, но мы можем выбрать тот вид, который нам удобнее, например, неделя. 

photo

После выбора основного вида календаря есть возможность отметить пункт "Показывать несгруппированные значения в режиме группировки".

photo

Это означает, что все события, которые не подпадают под группировку текущего события, будут скрыты. Для их отображения необходимо выбрать нужный тип событий слева, под мини-календарем. Это удобно, если есть необходимость уменьшить количество отображаемых событий или группировка других событий настроена на другое поле.

 

После основных настроек календаря нажимаем сохранить и попадаем в настройки событий.

 photo

Событие в данном случае - это представление записей из выбранной таблицы. Мы можем настроить здесь каким цветом они будут отображаться в нашем календаре, какие поля мы будем видеть и т.д.

Добавление событий из существующей таблицы

Сейчас наш календарь пуст. Давайте добавим первое событие и посмотрим, что у нас получится.

Нажимаем кнопку "Добавить событие" и перед нами отобразятся поля, которые необходимо заполнить.

"Имя"- если мы будем добавлять в календарь запланированные действия из таблицы "Работа с клиентом", то можем назвать наше событие соответственно, например, "Действия по клиентам" или "Работа с клиентам".

photo

Далее необходимо выбрать цвет фона, по умолчанию он желтый, выберем цвет, на фоне которого будут отображаться наши события.

 photo

Далее выберем таблицу, из которой данные попадут в наш календарь. При необходимости, мы можем попасть в настройки этой таблицы, нажав на ссылку "Настройки" .

 photo

Мы можем показывать в календаре все записи, которые есть в выбранной таблице или какие-то конкретные записи, которые подчиняются фильтру. Например, мы хотим, чтобы из таблицы по работе с клиентами, мы видели только те этапы работы, которые еще не были выполнены, в таком случае нам нужно выбрать фильтр, который будет соответствовать нашему запросу.  В настройках события, в поле "Фильтр" в выпадающем списке показаны все фильтры, которые настроены для этой таблицы. Если нужного фильтра в выбранной таблице еще нет, то можно создать его дополнительно, как это сделать подробнее рассказано в этом уроке.  Для нашего нового события давайте выберем фильтр "Запланированные". Также, при необходимости, вы можете создавать сложные фильтры специально для календаря.

photo

Для того, чтобы быстрее находить нужные записи можно настроить поиск по какому-либо полю. Например, если среди всех записей о работе с клиентами мы хотим просмотреть только те,  где указано, что клиенту нужно перезвонить, то в поле "Быстрый поиск" выберем поиск по полю "Тип". Также можно искать по нескольким параметрам, в этом случае, нужно в следующем поле выбрать дополнительные поля, по которым будет вестись поиск. Выбрать можно только из полей, которые имеют тип "Список", "Связь", "Пользователь" или "Группа". 

photo

Теперь давайте разберемся, что означает "Группировка по полю". Так же, как и в таблицах, мы можем настроить группировку записей в календаре по какому-либо полю, только в визуальном виде. Например, при составлении расписания удобно группировать записи по той аудитории, в которой они проводятся - тогда мы сможем визуально оценить, не назначили ли мы случайно два занятия в одной  и той же аудитории на одно и то же время. Или как в нашем примере мы можем группировать записи по полю "Менеджер".  photo

Когда мы включаем группировку событий по полю появляется возможность установить свойство "Фоновое событие".

photo

Фоновое событие служит для визуального обозначения периода какого-либо события в дневном представлении. При этом активным оно не является и поверх него можно добавлять другие события. Часто используется для обозначения графика работы, важного мероприятия или события.

photo

При этом следует учитывать, что добавлять события, обозначенные как "фоновые" напрямую из календаря нельзя - для этого следует воспользоваться добавлением записей в таблице.

Для более удобного восприятия информации при выведении нескольких полей в одну запись мы можем воспользоваться разделителем, например знаком "/" или ">".

photo

После этого в поле "Поле события" нам нужно выбрать поле, в котором будет указано дата и время начала события в календаре. Здесь в выпадающем списке показаны все поля этой таблицы с типом "дата/время". Например, если у нас есть дата добавления записи и дата на которую назначена встреча с клиентом, то нужно выбрать второе. Если мы хотим добавить событие, у которого есть определенная продолжительность, например, занятие, у которого есть начало и конец, то в первом поле мы выбираем дату и время начала занятия, а во втором дату и время окончания занятия.

photo

Теперь нам нужно выбрать поля, которые будут отображаться в событии. Например, мы хотим видеть, с кем у нас запланирована встреча и по какому поводу. Выбираем поле "Компания", нажимаем кнопку "добавить" - данное поле добавляется в отображение данного события в календаре.

photo

Затем поле "Описание", нажимаем добавить, затем "Менеджер" и "Тип". Аналогично с настройкой доступа к полям таблицы, здесь можно дополнительно выбрать права на добавление, редактирование и просмотр полей в событии. По умолчанию галочки проставлены для всех полей. В колонке "Закреплено" проставим галочки напротив тех полей, которые должны отображаться во всех видах календаря, в колонке "Просмотр" мы можем выбрать те поля, которые будут отображаться при нажатии на запись. Также можно запретить редактирование или добавление некоторых полей через календарь, при настройке доступа, следует помнить, что приоритетными являются права, установленные в таблице. Таким образом, если в таблице вы запретили редактирование тех или иных полей, то если вы поставите галочку на редактирование в календаре, то изменение этих полей останется невозможным. Однако вы можете ограничить добавление или редактирование в календаре, если хотите, чтобы это можно было сделать только напрямую из таблицы.  

photo

Помимо прочего, в настройках можно указать нужно ли выводить название поля. Конечно, когда мы перейдем в режим просмотра записи в календаре, то нам будет понятно какая информация заполнена в каком поле. Но когда мы просматриваем календарь в общем виде, не рассматривая подробно каждую запись, нам бывает трудно соориентироваться быстро.

Также здесь можно указать значение по умолчанию. Это очень удобно, когда мы настраиваем несколько событий по одной и той же таблице, но по разным фильтрам. Например, мы хотим, чтобы звонки, письма и встречи с клиентами отображались в календаре разными цветами, тогда нам нужно создать соответствующие фильтры в таблице и добавить три события. В таком случае было бы удобно, чтобы добавляя запись в одно из событий в поле "Тип" уже сразу подставлялся правильный тип работы с клиентом.  

photo

После того, как мы закончили настраивать событие, можно заполнить справку о том, какие именно записи из таблицы будут выводиться в календаре.

photo

Что ж, самое сложное позади, нажимаем "Сохранить".

Теперь мы видим, что у нас в событиях отображается одна наша запись, давайте аналогичным образом добавим в наш календарь события из таблицы "Задания", для каждого события выбираем свой цвет.

photo
photo

Создание новой таблицы для календаря

Давайте еще создадим отдельную таблицу для личных записей.

photo

Добавим в нее поля "Дата начала", "Дата окончания", "Название" и "Описание".

 photo

Вернемся обратно в календарь и добавим еще одно событие под названием "Личные записи". 

 

 photo

Слева от события указан его порядковый номер, под которым он будет отображаться в списке. Этот номер можно изменить, после этого не забудьте нажать "Обновить порядок".

 photo

Создание таблицы при добавлении нового типа событий

Начиная с версии 2.0.2 в календаре при добавлении события появилась возможность быстро создать таблицу для данного события.
Для этого необходимо кликнуть по ссылке "Создать новую таблицу" напротив поля "Таблица".

photo

После этого появится окно, в котором необходимо выбрать категорию для новой таблицы и указать её Название.

photo

После нажатия на кнопку "Создать" данная таблица будет создана. В ней уже будут добавлены поля "Описание события", "Дата начала события" и "Дата окончания события".

photo

Событие автоматически получит название Вашей новой таблицы, а существующие поля таблицы будут выбраны — поле "Описание события" будет доступно на редактирование, а даты начала и окончания будут выбраны в соответствующих настройках события.

photo

Вы сможете добавить свои поля, фильтры, напоминания и реализовать все остальные возможности Клиентской базы в данной таблице, если перейдете в раздел её настроек. Для этого удобно использовать ссылку "Настройки" напротив поля "Таблица".

photo

Доступ для новой таблицы будет настроен "по умолчанию", т. е. видимость и доступ только для Администратора. Вы также можете настроить доступ, если перейдет в раздел настроек доступа данной таблицы.

photo

После того, как мы закончили с настройкой, давайте перейдем в сам календарь и посмотрим его визуальное отображение. Перейдем в категорию, в которую мы его добавили и в списке таблиц выберем календарь.

Отображение календаря

Для быстрого перехода в необходимый календарь существует специальная иконка.

 photo

Кликнув по ней, откроется дополнительное окно.

photo

В нем Вы можете увидеть перечень всех  существующих календарей, с указанием количества событий на сегодня и завтра. Для просмотра, добавления, удаления, редактирования событий необходимо кликнуть на название необходимого календаря, после этого Вы перейдете на страницу с его визуальным представлением.

В левой панели мы видим список событий, которые отображаются в нашем календаре. Все записи из выбранных таблиц, которые были в них, уже продублированы в календаре. Нажмите на событие, которое будет добавляться в календарь по умолчанию. Это те события, которые будут чаще всего добавляться в таблицу напрямую из календаря, но в любой момент мы можем сменить событие по умолчанию на другое.  Рядом с выбранным событием появится галочка. 

 photo

При наведении курсора мышки на событие, мы можем увидеть подсказку о том, из какой таблицы отображаются записи, и по каким полям они попадают в календарь. 

photo

При нажатии на маленький серый треугольник слева от названия события, откроется список значений в поле, которое мы выбрали при настройке события в поле "Быстрый поиск". В нашем случае, из выпадающего списка можно выбрать вариант действий по клиенту (звонок, письмо, встреча и т.д.), например, "звонок". После выбора значения, нужно нажать на кнопку "Применить", и тогда мы увидим только те записи, которые нам нужны.

photo

Если записей в одном календаре достаточно много, то можно отключить отображение некоторых событий.

photo

Для того, чтобы скрыть события в календаре, нам нужно нажать на цветной квадратик слева от названия события. После этого, название события станет серым. Давайте, оставим только личные записи, а остальные события скроем. 

photo

Эту панель управления событиями можно скрыть, нажав на треугольник.

photo

 

Так же как и в таблицах, внизу страницы можно посмотреть справку по календарю и по событиям.

photo

Теперь выберем фильтр "День" и рассмотрим подробнее функционал добавления записей.

Если в выбранном событии не было указано время, то при добавлении оно отображается сверху от таблицы с временной сеткой. То же самое касается тех событий, которые продолжаются несколько дней. Например, дежурство сотрудников. Красная линия показывает текущее время, ее видно только в дневном представлении. 

 photo

Для того чтобы создать запись о событии, которое было выбрано нами "по умолчанию", достаточно нажать на сам календарь, то же самое происходит при нажатии на кнопку "Добавить запись". Если мы хотим добавить запись о другом событии, то нажмем на треугольник справа от кнопки "Добавить запись" и из выпадающего списка выберем нужное событие.

 photo

Перед нами отобразится окно добавления записи.

Здесь заполняем те поля, которые мы выбрали при настройке события.

 photo

После этого нажмем сохранить. Перед нами отобразится добавленная запись. Если мы хотим отредактировать эту запись, то нажимаем на запись и в открывшемся окне редактируем данные.

Как только новая запись появилась в календаре, то точно такая же запись появляется в той таблице, которую мы привязали к данному событию.

Поэтому мы всегда можем нажать на кнопку "Перейти к записи" и посмотреть все поля записи, а не только те, что отображаются в календаре.

 photo

В дневном виде действует группировка по полю. Когда мы настраивали событие "Работа с клиентами", то в поле "Группировка" выбрали значение "Менеджер", давайте посмотрим, как это выглядит в визуальном виде. Группировка отображается в календаре по событию, только если это событие по умолчанию.

photo

Щелкая по колонке определенного менеджера мы можем добавлять события конкретно ему.  Например, мы хотим добавить запись для Сахарова Андрея на 12 часов, тогда нажимаем в колонке этого менеджера на строчку соответствующую выбранному времени. В появившемся окне уже заполнены поля "Дата" и "Менеджер".

photo

Для того чтобы удалить запись о событии, необходимо нажать на кнопку "Удалить".

photo

Давайте попробуем - выберем запись в календаре и нажмем на кнопку "Удалить". Перед нами отобразится диалоговое окно, которое предупреждает нас о том, что удаляя запись из календаря, мы также удаляем и запись из таблицы.

photo

Обратное тоже верно - любая запись, которая будет удалена из таблицы, также будет удалена и из календаря. 

Так же, как и при добавлении/редактировании записей в таблице, в календаре мы можем добавлять новые значения в поля типа "Связь" - для этого необходимо нажать на зеленый плюсик рядом с полями связи.

photo

Если в таблицах есть вычисления, которые выводят на экран какие-либо предупреждения, то можно сделать так, чтобы они выводились и в календаре. Давайте рассмотрим такой пример: мы составили график работы для сотрудников и не хотим, чтобы события или задания, назначенные конкретному сотруднику выходили за пределы его рабочего времени. Тогда нам нужно написать вычисление, которое будет делать проверку и выводить на экран предупреждение, если запись будет на нерабочее время сотрудника. Для этого нам нужно дописать в наше вычисление специальную функцию "calc_alerts()", которая будет отображать в календаре сообщение о невозможности добавления встречи на это время. Например, так: "calc_alerts("Нельзя добавить встречу, данный менеджер не работает в назначенное время.");" 

photo

Помимо тех таблиц, что уже есть в вашей конфигурации, вы можете создать отдельную таблицу для важных записей и добавлять их в календарь для общего доступа, или чтобы их не видел никто кроме вас.

Отображение фотографий в календаре

Начиная с версии 2.0.2 в календаре при группировке в режиме просмотра дня появилась возможность выводить фотографии и дополнительную информацию. Рассмотрим данную опцию на примере отображения фотографий сотрудников в календаре для событий Задания, которые отображают записи в таблице Задания, категория Работа:

1. Таблица Наши сотрудники должна содержать поле Фото с типом "Изображение".

photo

2. В таблице Задания должно быть поле связи Сотрудник с таблицей Наши сотрудники.

photo

3. В настройках поля Сотрудник необходимо выбрать дополнительные поля, среди которых должно быть поле Фото.

photo

4. В настройках события Задания необходимо выбрать поле связи Сотрудник в настройке "Группировать по полю".

photo

5. Теперь при просмотре режима дня с выбранным типом событий Задания будет происходить группировка записей согласно полю Сотрудник. В заголовке групп будут выводиться фотографии сотрудников, основные и дополнительные поля.

photo

Настройка доступа

Так как календарь является визуальным представление таблиц, то на него распространяются те же правила и права доступа, что и на саму таблицу.

Если руководитель видит все запланированные встречи в таблице работы с заказчиками, то и в календаре он будет видеть все эти записи, в то время как менеджер, который видит только своих клиентов, в данном календаре будет видеть только записи о встречах со своими клиентами. Как это сделать разберем на примере личных записей. 

Давайте перейдем в доступ таблицы "Личные записи" и сделаем так, чтобы каждый, кто добавит данные в эту таблицу, видел только свои записи.
Нажмем на кнопку "Перейти в доступ".

 photo

Снимем все галочки в "Общие".

 photo

 

Нажимаем сохранить. Теперь выберем правило. Нажимаем "Добавить правило".

photo

photo

Подробнее о том, как настроить доступ можно прочитать в разделе Настройки прав доступа.

Теперь мы умеем создавать и настраивать календарь, добавлять в него события из существующих таблиц, создавать таблицы специально для календаря и настраивать для них доступ. 

Есть вопросы? Задайте их на форуме!
Нужна помощь? Оставьте заявку в техподдержку.
comments powered by HyperComments

+ сегодня

компаний уже выбрали Клиентскую базу!
Узнайте, почему.

  • компания
  • компании
  • компаний
  • выбрала
  • выбрали
  • выбрали

Создайте собственный аккаунт прямо сейчас! Бесплатно! Создать аккаунт